Smarteam 流程管理--翻开业务管理新篇章 - 文章

Smarteam 流程管理--翻开业务管理新篇章

作者：一汽模具制造有限公司付昕亮李悦

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前言

SmarTeam 是Dassault Systemes 推出的一个PDM 产品，目前已经发展成为PLM 概念（Product Lifecycle Management）。PLM 管理与产品相关的所有信息的管理系统, 它覆盖产品概念、详细设计、加工、样品制作、试验、单件生产、批量生产、维护和服务等产品生命周期的各个方面。对于一般用户而言，在项目的第一阶段能够有效的实现PDM 的基本功能，是未来实现PLM 功能的保障。即实现在正确的时间，以正确的方式，将正确的数据发放给正确的应用者，保持对产品信息的控制和完整性，支持并行工程。数据管理、信息管理、流程管理是PDM系统的核心功能，数据、信息管理趋向于对数字资源的管理，而流程管理是对企业（部门）业务流的管理。

采用PDM 的流程管理工具，对于企业的业务流管理效果的提升是较大的。这套业务流程电子化管理的方式，在企业实施PDM 之前是不可能存在的。传统任务流转方式无外乎几种：电话传递、记录单传递、专人记录、或高一点采用邮件传递。这种方式的弊病是很明显的：信息的准确性、及时性、联贯性都无法保障。而且随着企业的业务信息量日益猛增，管理上的不善将严重影响企业的运转。

一、SmarTeam 流程管理的基本功能

PDM 的流程管理就是针对传统流程管理手段的这些弊病开发出来的，应用这部分模块的基本功能，就能够对企业的流程管理模式产生较大的改观：

图1（基本功能图）

1.1 任务自动传递

在定制好的流程路线中，发起者可以根据任务的实际情况指定节点的操作者，并可以由系统自动传递到操作者的邮箱中。当一个节点任务完成后，流程将自动流转到下一任务执行者手中。以往的任务交接方式往往存在很多人为因素，时常造成任务交接延误，无法第一时间准确的通知到下一环节。这部分任务自动传递的功能尤其适用于象我公司这样设计任务非常繁重的企业，一个设计员要同时进行多个设计任务，一个项目负责人要同时管理多个项目的情况。

1.2 任务提示工具

Smarbox 是收取任务信息的工具，但必须登陆系统才能看到。如果设计员为了保证阅读信息的及时而长时间开启Smarbox，无疑是对资源的巨大浪费（每开启一个Smarbox 都将占用一个流程模块的权限点）。为此我们开发了消息提示工具。该工具可以在不开启Smarbox 的前提下，自动反映出当前登陆Windows 用户在Smarbox 中的信息个数及信息种类。红色数字代表未读取任务数量、蓝色数字代表未读取通知数量、黑色代表已经读取但未执行完成的任务。提示会自动更新，只要任务存在于Smarbox 中，消息提示一直会显示在Windows 桌面上。当任务清空后会自动消失。

图2（任务提示工具）

1.3 流程定义灵活

SmarTeam 提供专门的流程定义工具，该工具可以轻松的实现业务流程路线定义。流程每一个节点的工作内容、任务之间的先后顺序、任务完成后的传递路线及消息反馈者等，都可以在图形界面中定义。由于技术部工作流程复杂（仅模具设计就包含30 多项任务），以往流程模式发生更改，必须向全体设计员宣灌新流程，而且每次都需要大量的时间才能让设计员适应新的流程模式，每次都需要进行大量规范工作。而在SmarTeam 中变化流程只需要更改几个图标、改变几条连线就可以实现流程的更改，而且更重要的是根本不用费力的对设计员宣灌，需要执行任务的时候设计员自然会收到任务，完成任务后再根据流程图中的提示下发给下一任务执行者既可，很少出现流程传递错误。

图3（流程定义）

1.4 流程及任务运行状况查询

流程中不但可以携带任务信息，还可以增加许多任务属性、备注等，依据这些信息的任务查询几乎可以满足所有的关于流程的检索需求。检索出的流程对象可以直接查看任务的运行情况。以往一项任务下发后项目负责人需要跟踪任务执行情况时，只能通过打电话询问或要求设计者及室长定期将任务完成情况上报。

1.5 携带信息及文档

Smarteam 中的数据对象也可以“携带”在流程上，这样在任务传递到下一工序时，相关的文档就已经附带在任务流程中，没必要让设计者费力的查找相关的文档。同时，文档的“发布”等生命周期操作，也可以在执行任务的同时自动进行，极大的方便了设计者。

1.6 任务预警

作为管理者还可预设任务的报警机制，在任务执行过程中出现拖期、中断等特殊情况，将向任务的管理者发出报警信息，保障在第一时间进行处理。

1.7 任务历史记录

流程中的任务完成情况会自动的被系统记录下来。每一项任务的接受时间、操作时间、完成时间、执行者等信息会一一记录。

二、Smarteam 流程管理的用户定制功能

2.1 流程的定制

流程的定制必须建立在对业务流程充分了解的基础上，具体包含以下内容：

1) 明确部门、工作组、每个人员的工作内容。即人员的职责与权限
2) 节点的工作顺序。
3) 明确输出的信息及设计结果的传递的方式，包括各工序间、与各部门之间的运行方式。

流程定制的内容工作内容包括：

1) 作流程数据模型定义。定义企业的工作流程，对工作流程数据模型属性进行定义。
2) 流程工作界面定义。定义工作流程的属性卡片。
3) 活动定义。定义工作流程中的各种活动，确定活动任务、界面、工作人员、工作期限、活动的重要性等内容。
4) 程路径定义。定义活动之间连接，控制流程的流向，确定应答方式。
5) 流程图定义。将流程图分配给工作流程，定义工作流程图监控者，确定整个流程图工作期限、定义流程的重要性。

模具、焊接夹具产品开发的工作流程结构如下：

2.2 一般设计流程

为了使流程图便于识别和管理，根据流程中各节点的执行角色与作业内容不同，定义了节点的颜色与表达形状。

DL 设计流程：

DL 设计流程包含DL 设计——DL 审核——DL 会签——DL 发布等主要节点。由项目负责人发起任务，DL 室长负责分配任务，后经过审核、会签、发布等过程，最后完成DL 图设计的全过程。

图5（DL 设计流程）

模具结构设计流程：

模具设计流程包含节点甚多、涉及项目负责人、计划管理员、结构设计员、审核员、设计室长、泡沫编程员、加工数模、工艺员、文档管理员等诸多角色。流程周期也较长，相互制约的关系也比较复杂。由于结构设计会经常有外委设计、外委制造的特殊情况，故又将结构设计流程分为以下四种模式，以适应不同情况的需求。

A. 一般设计流程
B. 外设-自制流程
C. 追加设计-制造流程
D. 自设-外制流程

图6（模具结构设计流程）

2.3 更改流程

更改流程包括：DL 更改流程、结构更改流程、加工数模更改流程。在更改流程中需要记载重要的变更信息。所以流程的属性卡片中定义了：更改原因、模具状态、责任类型、责任细节、更改原因简述、解决方案简述、工时等内容，其中黄色的框体是必须被填写的。下面的位置提示了变更了那些文档，方便后工序工作和文件管理员出图打印。

图7（更改流程界面）

图8（更改流程图）

2.4 其他流程

企业知识资源库的构建是一个逐步完善的过程，要保证新知识不断的输入，又要保证这些新输入的知识是“正确的、有价值的”。每一次设计都是一次新知识的创造过程，而这个过程在我们企业每天、每个设计者身上都在进行着。这些新知识是否具有参考价值、有代表性，是需要反复斟酌的。没有一套完善的“入库流程”，是无法保证知识库的良性扩充的。为此我们创建了知识入库流程，设计员提交的设计结果将通过“价值评判→格式标准审核→校对”后由专人管理入库。有效的知识重用才能发挥出应有的作用。

另外，还定义了一些辅助的流程，如“消息通知”、“出差审批”等流程。

三、Smarteam 流程管理的功能扩展

3.1 并行工程

传统的模具设计流程为直线式流程，即DL 图设计完毕后进行模具结构设计。而采用并行设计流程后，就可以在DL 图草稿设计阶段，用临时的DL 草稿进行模具结构的初步设计。待DL 图正式图完成后，将临时的曲面更新成正式的DL 图曲面，继续进行结构的完善工作。采用这种设计流程，不必压缩DL 图和结构设计时间，却能有效的缩短整个模具设计周期。

借助流程管理工具尽可能的缩短各环节之间交接所占用的时间，使并行工程及协作成为可能。在单个环节的周期已经被压缩到操作者几乎“无法忍受”的情况下，提高业务运转效率、实施并行工程是企业的必然选择。也只有在PDM 这样的共享平台上，并行工程的实施才是最有效的。此外，流程运转过程中所记录的信息量与真实程度远超过专人、手工记录的方式，同时这些信息也是项目计划跟踪的数据来源。

3.2 AutoUser 的功能：

在实际的变更流程中经常会出现下面的情况：变更发起者无法准确判断流程的具体走向，例如在模具结构更改未完成之前，可能无法完全确定是否需要更改泡沫制作、数表、加工数模等内容。只要在结构更改发布之后才能完全判断清楚。此时将不需要处理的节点选择AutoUser 用户，就可无需人工干预自动通过该节点，减少不必要的操作。AutoUser 程序在服务器端始终保持开启状态，已确保该功能随时能够生效。

3.3 项目管理

在项目运行过程中，为了更好的了解项目运行状况，项目负责人经常在一定阶段对项目情况进行小节、统计。这个过程可能每周进行（比如计划调整），也可能是每月一次（比如员工工作量统计）。

利用查询功能可以随心所欲的进行各种流程的查找，管理员可以将常用的查询方式设置成“私人”或“公开”，被设置为“公开”的流程可以被其他用户直接调用。

项目负责人通过查询工具将某项目相关的所有流程列出。可以逐一浏览任务运行的状况（绿色代表已完成的节点、紫色代表正在进行的节点、黑色为未进行节点）。也可以通过我们开发流程信息汇总工具，直观的浏览项目中每套模具的进展状态（用不同颜色的方块代表完成的节点，条形图越长代表设计过程完成的节点越多。）流程汇总程序还可以分析一定时间段内的设计变更情况。我们每月进行一次设计质量评定，对本月的设计变更情况汇总，对变更来源、责任单位、变更原因，错误类型等进行质量记录，以保证公司质量管理一体化目标的持续改进。

图10（流程汇总程序）

四、流程应用总结

PDM 流程管理的最大意义是它为部门（或企业）提供了一个能够体现其业务流转模式的载体。一方面它可以协助企业理顺业务流程，使业务活动更加规范，从根源上消除不规范的流转行为。另一方面在企业流程不断革新的今天，用这种方式体现流程，非常便于修改及修改后快速实施，即灵活又容易被操作者掌握。

结束语

商业化的PDM 软件系统为了扩大行业的覆盖面，往往将核心功能定制得尽量适合广泛。通过客户化定制、二次开发等实现与用户企业接轨。

我公司在这个SmarTeam 项目的实施过程中，充分认识到保证企业信息化实施成功有两个前提：一个是信息技术的广泛应用，一个是拥有科学的流程管理。前者要从技术上下工夫，后者要从管理上出大力气，在现有科学管理体系框架的基础上，狠抓落实，加强科学管理，提高管理效率。

同时我们也清楚的认识到：经过了大量的资源与管理的基础积累后，信息化建设每提升一小步，都将会给企业带来巨大的收益，它将是企业发展的又一次机遇与革命。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (4/23/2008)


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