一种可帮助企业的进行EHS管理的电子系统

作者：Steve Haroz

欢迎访问e展厅 展厅 2 管理体系认证展厅 ISO9000质量管理体系, ISO14000环境体系认证, OHSAS1800认证, SA8000体系认证, WRAP体系认证, ... 对那些跟环境、健康与安全（EHS）认证打交道的人们来说，他们每天都需要花很长的时间进行文书和规章制度的整理，工作繁杂，压力很大。在复杂的EHS要求和规定中投机取巧是很不明智的，这可能导致企业的管理变得混乱，而且当这种混乱波及多个企业时，问题将更加严重。只有通过持续的关注和维护才能做好EHS认证工作，而且这些工作必须是高效率的，否则会浪费许多宝贵的工作时间。 EHS认证管理面临的问题 以负责某一部门EHS管理的工作人员为例，考察他们的工作内容： ◆空气质量：具体要求由一个企业对空气状况的具体要求而定。生产过程中气体的排放状况一定要记录在案，对所排放气体的检测也需认真完成。另外，每季度、每半年以及每年的相关记录都要提交给国家有关部门。 ◆暴雨：必须建立并执行一个暴雨污染的防治计划，检测暴雨后的水质变化情况，最大限度地控制污染，并定期向有关部门汇报。 ◆废物管理：必须妥善处理有害及无害废物，具体内容包括废物的再生利用、有害废物的样品清单整理以及废物的检测。 ◆废水：根据废水排放的有关规定检测企业排放的废水水样并提交分析报告。 ◆MSDS管理：对物料安全数据表进行层次清晰、结构分明的管理，使其方便企业使用。 ◆OSHA（职业安全健康管理）：企业必须对全体员工进行健康和安全方面的教育培训，并管理好这些培训的记录。培训的内容包括传染病防治、用电安全、升降机安全、听力保护、上锁挂牌、个人防护、呼吸器官保护等。 ◆ISO14001：对那些争取通过ISO14001认证的企业来说，建立一套环境管理体系是很繁杂的工作，因为这项工作包括环境法规的拟订、落实、核查、管理以及不断的改善等诸多的内容。 对某一企业来讲，上述方面还只是所有EHS管理任务中的一小部分，设想若同时进行多个企业的EHS管理工作，那可真是一项令人头痛的工作。对所有从事EHS管理的职员以及其他涉及这方面工作的员工来讲，维持好企业EHS管理的工作都将承担超常的工作压力。而压力又使EHS管理工作变得没有效率，导致无法完成任务，以及不能及时提交报表等严重的后果。 解决的办法 幸运的是，目前有一个方法可以帮助企业进行EHS条例的整理和执行工作，即运用电子记录保存与报告系统，企业可以投入更多的精力用于生产高品质的产品，而少浪费些时间在案头工作上。一个高效、综合性的管理系统包括企业所有的EHS许可、报告要求、培训信息和规定执行等情况。设计一个能够管理繁多的许可、规定、报告的软件，即可帮助一个企业进行EHS规定的管理和执行。对拥有多个企业的公司来说，具备一套兼容全球所有管理标准的体系也是非常重要的，这样公司的领导者才能对多个企业的EHS数据进行管理，同时仍可允许企业根据当地情况进行EHS管理。 一款被称为S-C的新颖的软件包正是用来进行企业EHS管理的。它可以帮助单个或多个部门简化其EHS认证组织、监测与管理。从软件总的主页面上可以看到，企业的EHS主管可以方便的了解EHS管理的全部内容，并决定哪些任务需立即完成。另外每一个部门的EHS管理都有对应的按钮连接。另外这套体系还有以下特点： ◆整套电子管理系统与ISO14001标准紧密对应，将企业的EHS管理目标和职责组织地非常清楚。 ◆EHS管理日程表可显示正在报告以及需马上报告的内容，可具体到每月和每天。 ◆涉及环境条例和OSHA规定的自检查列表可以帮助企业作阶段性的EHS管理状况回顾。 ◆每一项报告、程序、许可、日志等内容均为可打印的表格形式，极大方便了现场的检查和评估。 ◆对检查表、报告和监测结果的记录使暴雨污染的防治管理更为容易。 ◆对重要的MSDS信息建立了数据库，并配有可索引的电子版本内容，有关信息条理妥当，以方便随时调用。 ◆空气质量许可条例的执行本是很复杂的，而本系统的全面记录和自动生成报告功能使这项任务变得简单化。 ◆电子系统可记录OSHA的培训、执行以及监督过程，因而为健康和安全条例的执行建立了一套高效的管理模式。 ◆任何一项EHS条例都可以通过这个软件进行管理，而且可根据企业的要求增添新的EHS数据。 焦点分析：空气质量 为了进一步了解EHS管理中引入辅助工具的必要性，我们对EHS管理中一项特定内容—空气质量进行更加详尽的研究，以深入地的考察电子管理系统如何帮助企业减轻空气质量管理工作中的负担的。 正如前面谈到的，如果按标书五的要求进行空气质量管理的话，对各项记录的保存有非常细致的要求。《清洁空气法案修正案标书五执行许可》（以下简称标书五）给那些具有环境要求的企业带来了很大的压力，例如每天、每周、或每月都要保存记录，负责环境的专职人员有责任将所有的记录整理并准备报告（每季度和/或每半年一次），而且要到有关职能结构申请《标书五》许可的所有权。对许多企业来讲，第一次标书五认证都将是一个难题。因为颁布《标书五》许可的这一年里，申请认证的企业要完成从许可颁发之日到这一年12月31日这段时间里的完全遵守认证，即使许可在12月颁发，也要提供这一阶段内的遵守认证记录。这样企业就需要匆忙收集记录，而后准备提交报告，但仍会担心整理的材料是否充分。 记录保存要求： 虽然《标书五》要求记录的格式有一定的规范，但是具体格式也将随企业的具体情况而变化，主要取决于企业的类型，污染源的种类以及污染防治设备的型号。 报告要求： 除《标书五》规定的报告外，还需另外向负责部门提交相当数量的报告，内容包括季度或半年报告、年度遵守认证、年度排放费用和排放超限次数通报。 未遵守规定的报告要求： 任何因生产线、燃烧与泄漏控制设备出现故障或停滞等问题导致排放量超标，时间长达4小时以上者，均属于违反条例事故，需在7天内向有关负责部门提交书面报告。书面报告内容包括违规的可能原因，违规持续的时间，以及所采取的防范手段和适当措施。 半年报告： 企业要提交书面报告，包括是否未能满足条例要求的排放限制，或未能履行条例要求的生产标准。 年度认证： 按《标书五》的要求提交所有的报告，而后由负责官员在企业内做审查，以确保报告中叙述和说明都准确而完整。 年度排放费用： 企业需计算年度污染性气体排放量，并乘以相关系数后计算出年度排放费用。 记录保存： 企业需按《标书五》的要求保存记录五年以上。 保存记录和报告时遇到的困难： 数据丢失： 除了书面记录可能丢失或忘记存放位置外，个人对保存记录的责任心不足也可能导致数据的丢失。丢失的原因可能是遗忘，职员度假而没有记录必要的信息，或者设备故障等。甚至是像钢笔没有墨水这种问题也会导致数据的丢失。但是这些丢失的数据要等到开始准备半年报告时才发现。由于这样的事故而导致违规和罚款的事例很多。 数据错误： 工作人员可能会将数据记错，而这些错误同样要到准备半年报告时才被发现。 没能及时发现数据偏差 工作人员记录数据或删除不必要数据都为了确保没有偏差，而许多时候偏差直到准备半年报告时才被发现。在准备报告过程中，可能会发现设备在违规状态下运行的时间比要求的多一些。通常企业对偏差采取了妥当的处理措施，但却没有进行正确的文件归档，甚至可能的连必要的措施都没有采取。 对某个员工来讲，处理所有《标书五》要求的内容，如排放限制、检验、监测、保存记录和报告等要求，似乎已不可能。若其他的EHS条例内容也由同一员工负责，他面对的工作压力将是无法想象。 电子记录保存系统为执行空气许可标准以及其他EHS标准提供了一个最优的解决办法。它可以自动记录数据，并在发生偏差时予以警告。而且在有工作人员记录的情况下，电子系统也会第一时间发现问题，并及时更正。这一成功的电子系统是用户友好型的，也就是说所有负责执行《标书五》的员工都可以使用它，并且根据企业的具体情况安排《标书五》的内容。人工输入内容，例如压力下降、气体泄露等，可以通过安装持续监测体系（CMS）实现完全自动监控，并将数据直接记录到《标书五》的保存记录和报告软件中。这套系统可以生成所有必须的报告，因而负责的官员可以清楚地查看有关的内容。本系统还可以提醒使用者出现了违规状况，帮助企业减少防止违规操作，降低记录时间，以及提高报告准确度等。 S－C电子自动记录和报告系统不但可以满足《标书五》的要求，也可以提供其他一些有益的帮助，例如帮助企业进行全套EHS管理时，S－C系统可以完全自动控制，使用者只需进行很少的操作即可。系统的主页面给出了一个菜单，菜单上的若干个按钮可以帮助使用者获取所有保存的记录和报告的信息。写有“许可”的按钮可以打开《标书五》许可的页面，“排放单元”这个按钮打开排放单元的页面，页面上显示了排放单元各种操作状态。例如点击“储袋室”按钮，打开的页面上显示了这台设备所有的“储袋室”单元，而每个“储袋室”都有各自的按钮供分别察看其记录保存情况，如可见排放量，开关时间和预防性维护等。点击“洗涤器”按钮后打开的页面上出现若干个按钮，每个按钮都指向各自的要求状态，而报告按钮则提供所有的报告要求。所有要求的报告均由保存记录数据库自动生成。 模块还有详尽的下拉菜单，可以在预选列表中选择进入。内容包括： ◆设备的正确操作； ◆产生数据偏差的原因、其他的相关系数以及所采取的正确措施； ◆取样及检测时的操作条件； ◆在不同体系和设备上所实行的调节和维护； ◆所有空气污染控制设备中所采取的常规维护； ◆为消除流动垃圾采取的措施； 所有的电子记录都储存在一个易于调用的数据库中，数据库包括索引功能，可查找标书五要求的所有书面记录的位置。电子系统接受来自生产过程及污染控制设备的所有信号，收集必要的信息保存记录。日程表自动记录了以日期为序的管理执行进程，以及《标书五》所要求的每小时、每天或每周需要提交的列表。 另外《标书五》记录保存系统会计算排放费用，同时自动准备报告，以便向有关部门提供一个清晰的年度总结报告。可见这种电子操作系统可节省大量的时间，并且避免出现不必要的错误。 对空气质量要求标准所进行的细致的考察，是为了说明EHS各项要求是何等的繁杂。执行EHS标准的工作是庞大的、艰巨的任务，而成功执行的关键是将这些任务简明化、结构化。用EHS电子管理系统帮助进行环境、健康和安全（EHS）法规的执行，是一种真正高效的工作方法。(end)

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