透过协达软件的工作日志看小功能的大效用

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 目前我国的管理软件应用普及率已经非常高，但是，很多用户在不停地上线新的管理软件系统，甚至推翻原有系统重实施相类似的新系统，软件的失败率和软件功能的闲置率都非常高。造成这一状况的原因，一方面是软件厂商应该将软件功能设计得更好用、更实用，另一方面是需要用户善于挖掘管理软件的应用价值。 协同软件是我国发展速度最快的新型管理软件，以其“易实施、易见效”为显著特征，成为近年来用户购买管理软件的首选，市场年增长速度达到34.45% 。协同软件在高速增长的同时，也存在和其他管理软件一样的情况，即：用户对协同软件相关功能的效用了解不多，许多功能甚至闲置不用。以下以我国协同软件中的代表产品协达软件为样本，通过对其工作日志这一小功能的分析，来看如何通过管理软件的“小功能”，达成“大效用”。 由复旦科技园投资设立的协达软件公司，其核心产品CTOP通用协同OA软件，被新浪、网易、赛迪等媒体和机构广泛评价为产品竞争力第一，产品功能强大、简便易用，类似工作日志等“小功能”的设计独具匠心，能够为用户提供较大的效用。 推行《工作日志》是强化管理执行力、提高工作人员素质的关键方法之一，海尔等知名企业单位，通过推行《工作日志》获得了极大的工作成效。如果协同软件应用单位的工作人员养成写《工作日志》的习惯，实现工作日清、日结，必然形成良好的执行力，企事业单位和政府部门的综合管理水平就会得到提高。 协达CTOP通用协同OA软件的工作日志，具有以下三个主要作用： (1)提醒与总结作用。在实际工作过程中，可能会同时进行多项工作，也可能会因注意小的现象而忽略重要的事情，所以及时地查看工作日志，对单位的每位工作者都有重要作用。协达软件提供了便捷的日志检索、共享功能，方便用户及时查阅工作日志。 (2)工作跟踪作用。不同的人员从事的业务是不同的，其工作内容就会有本质上的不同。因此工作人员的效率及工作的及时性就非常难进行控制，单位管理者就应该把工作日志看成是跟踪的重要手段。协达软件能够让管理者根据工作日志所记录的内容，对相关员工的重要事件进行跟踪，在跟踪过程中增加资源支持的优势，把风险降低到最低限度。 (3)工作证明作用。协达软件提供了一个公平的工作平台，在这个平台上，工作尽量有详细记录，避免工作中的争议。工作日志能够将工作及时记录，一旦出现工作争议，也可以通过调阅以前的记录，以便判断事实真像。另外，对于许多单位来说，绩效考核往往无法用非常客观的数字，或者考核的内容是零散的日常工作事项，协达软件的工作日志能够很好地将这些零散的信息记录，集“零”为整，为绩效考核提供工作证明。 通过应用协达软件中的工作日志，可以达成以下八大管理功能： (1)培养工作条理化。在协达软件里每天做计划，工作更加条理化，避免工作随意性和盲目性； (2)培养工作计划性。在协达软件里每天做计划、检查、小结、定措施，可以有效地把当天和阶段性的工作落实，促进问题的解决，避免“说了不做，做也做不到位”，解决好执行力低下的老大难问题； (3)培养发现问题、分析问题、解决问题的思考能力。使用协达软件，可以每天下班前要对当天的计划落实情况做小结，列出存在问题，分析原因，定出改进措施。长此下去，工作人员的工作能力就会提高； (4)强化工作职责。使用协达软件，使工作人员每天必须围绕本岗职责做日志，长此下去，工作人员对自己的职责必然熟悉，就为做好管理打下基础，避免“想干不知干什么”； (5)加强上下沟通。上级每天通过协达软件检查下属的《工作日志》，就可以了解下属当天的工作情况，为指导工作提供依据； (6)为绩效考核提供依据。通过协达软件的《工作日志》，可以为上级对下级的考核提供充实的材料； (7)为使用提拔工作人员提供依据。可以通过《工作日志》，对工作人员的管理思维、管理能力有充分了解； (8)岗前培训教材。工作人员在协达软件里写《工作日志》，作为工作人员轮岗、换岗时熟悉本岗工作、借鉴经验教训的有效培训教材。 一款优秀的协同软件，其工作日志往往具有日志的共享查阅功能，使内部工作日志的信息共享非常快捷，成为借助信息化工具，进行正式的工作汇报、总结的重要方式。协达软件的工作日志也可以作为知识管理的一部分，还可以作为单位内部“博客”，是单位沉淀、积累工作经验的处所，也是单位同事交流工作心得的地方。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (11/18/2007)