用BPM构建个性OA

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 序言：协同软件处在关键时期 协同软件在中国走过了5个发展年头，5年来，专业厂商对市场关注度的增强，以及传统管理软件厂商的积极介入，使中国协同软件呈现出“井喷”的发展势头。2005年以来，产品领先的专业协同软件厂商复旦协达www.CTOP.cn，由专注应用研究与产品开发的科研机构转型为独立品牌软件供应商，中国信息产业发展研究院所属机构对此分析指出：“协达的成功转型，不仅表明技术型协同软件厂商与市场结合后具备强大竞争力，同时带动了中国协同软件由市场培育走向成熟应用”。 在市场渐渐走向成熟应用的同时，协同软件也遭遇了不少疑问，有人甚至认为协同软件被严重高估。对于协同软件持悲观论调的人，大凡对协同软件了解不深，或者有过高期望，有的人认为协同软件一无用处，有的人认为协同离“理想国”差距甚远。无论是过于否定，还是过高期望，都对协同软件产业发展不利。复旦协达首席架构师冯宏卫博士在接受媒体采访时曾经谈到：避免悲观和冒进，才是对待协同软件的正确态度。协同软件的价值不可抹灭，但协同软件也不是包治百病的灵丹妙药。 对协同软件的正确态度，有利于协同软件的健康发展。2006年以前，复旦协达等厂商花了大量精力，积极推广协同软件的理念，全方位阐述协同软件的发展历程和给用户的应用价值，以加强协同软件的认知度。2006年后，协同软件即便还存怀疑的目光，但协同软件的概念已被广泛认知。在此关键时期，协同软件的推广，应该围绕着用户在管理工作上的重点，突出协同软件的功能核心，用协同工作的思想变革用户传统的管理与IT应用。 工作流是管理重点 工作流（Workflow），是指工作的次序、步骤等工作过程，也常常被称为工作流程，工作流管理有时也被称为业务流程管理（BPM，Business Process Management）。从20世纪80年代后期，很多学者开始把工作流管理放到一个更广泛的意义上来阐述。为了区别于生产管理中的“流程”概念，“业务流程” 的说法开始流行。目前，全球几乎所有商学院都把“工作流管理”纳入教学课程。因为工作流能够使工作事务在多人之间有效流转，而带来协同应用效果，从而占据协同软件的“核心”地位，也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。 工作流的概念主要包括了流动（Flow）和过程（Process），即“流”、“程”，分别从动态和静态的角度来阐述流程。目前，工作流的内涵和外延有了进一步纵深发展，它几乎渗透了管理的每一个环节：收文、发文等公文管理工作流；请示、汇报等行政管理工作流；客户报备、回访等客户管理工作流；技术评估、新产品组合原则、产品上市策划等产品项目工作流；服务体验、投诉处理等服务工作流；人员招聘、入职、培育、考评等工作流；知识入档、调用等知识管理工作流；预算、审核、报销、信用评估、风险控制等财务管理工作流……在实际工作中，“流程”也成为管理者提及率最高的管理内容之一，甚至可以说：工作流无处不在。 在经营中，任何一项战略、计划的设施，都有其有形或无形、有意或无意的相应操作流程。保罗-托马斯和大卫-伯恩的《执行力》一书中，明确指出：如果执行力失缺，再完美的策略也会随时崩溃；而优秀的执行力，却可以随时弥补策略的缺陷，取得良好的效果。同时该书还指出：管理中的战略、人员、业务三大流程对于执行力的作用举足轻重。中国管理领域的知名学者，哈佛大学企业管理博士后余世维先生在《赢在执行》一书的第76页也写道：解决执行力的关键问题是把握人员、战略、运营三个执行力的核心。 综上所述不难看出，工作流已经成为日常经营管理和信息管理的重点。 信息化从OA起步 OA概念在中国由来已久，早在计算机普及应用最初，计算机成为替代打字机的重要设备，从而使其与OA有着不解之缘。OA与MIS一道，成为我国管理软件最早的概念之一，比后来风行的ERP有着更广泛群众认知基础。 90年代中期，网络应用的兴起使OA走出了第一阶段：单机应用的编辑型阶段；OA从简单个人级的字表编辑，走向工作组级的文档关联存储型，走进了OA应用的第二个阶段，这些关联存储的信息，有的以文档形式，有的以关系型数据库的形式；90年代后期，门户应用思想的兴起，使信息集中显示成为应用潮流之一，此时的OA进入第三阶段：门户型阶段；进入21世纪，协同管理思潮的兴起和工作流广受重视，使OA进入第四阶段：流程型协同OA阶段。 OA发展四阶段表： 90年代末期，ERP以其丰富的理论基础，以及完整的功能和应用体系，逐渐成为管理软件的应用焦点。加之OA概念比较模糊，即包括了打字、复印、传真等办公自动化机器设备，又包括了字表编辑等工具软件。这些因素，使OA本身的发展遭遇理论瓶颈，OA虽然应用广泛，但得不到应用的关注，从理论到实践的角度来看，OA都呈边缘化、非主流化倾向。 协同软件的出现，使OA再次成为应用热点，协同OA成为企事业单位电子商务、电子政务建设的重点内容之一。在协同OA中，协同是管理思想，OA是具体的应用。在OA的定义中，自动化处理的事务，可以是办公的内容，也可以是商务的内容。同时，办公即可以指行政办公，也可以指商务办公。因此，从广义OA的概念来看，OA不仅仅包含了公文管理、行政管理等内容，甚至包括了人事、客户、项目、财务、物流等相关应用。协同管理思想，使OA突破原有文档管理的局限，开始迈向更广阔的应用领域。 无论回顾过去，还是展望未来，OA都是信息化建设不可或缺的重要组成部分。协同管理思想的兴起，使OA具备了更完善的理论依据和实践基础，以工作流为核心、以OA为基础应用的协同软件，已经成为信息化的基础软件。实施协同OA，即是信息化工作的起步，又是深化信息建设、挖掘IT潜能的重要工作。 BPM创新OA管理 目前有一种倾向是将协同与OA对应起来，这种观点除了某些工具类协同软件在应用上尚显匮乏，从而给人以误解外，也不排除是传统OA对协同思想持排斥态度的结果。 从国外同类产品横向分析来看，协同与OA虽然并不等同，但相互之间有很深的渊源。微软的协同软件产品名称Networks，就包含了网络办公的意思。IBM的协同软件，也来源于广泛用于OA领域的Lotus 。从国内协同软件产品来看，协同与OA也密不可分，如复旦协达等市场主流协同软件，不仅能够实现协同商务的应用，同时OA也是其基础应用之一。 从理论角度分析，协同是管理思想，OA是应用领域，两者虽不等同，但更不应对立；从实际应用角度分析，协同应用较早、较广的协同写作，与OA的公文管理中多人协作核稿、审稿等应用，所面向的具体事务和工作内容几乎吻合。清华大学协同软件专家史美林教授编著的《计算机支持的协同工作理论与应用》一书中，将协同写作与即时通讯（即时会议系统）、工作流、信息集成发布（协同出版）并列为协同软件的四大主要功能。从中也可以看出，OA与工作流的关系，就像与即时通讯、协同写作的关系一样：并非对立，而是交融。 在协同软件的四大主要功能中，BPM的地位举足轻重。特别是当MSN、QQ等即时通讯工具进一步普及、MS Office在协同写作功能上进一步强化、信息集成发布已无技术壁垒之后，工作流更是成为协同软件的核心功能而倍受关注。重点突出工作流的协同软件，可以称之为”流程型”协同软件。 以协达软件为例，”流程型”的协同软件，其BPM贯穿整套软件的几大重要模组，成为软件中信息交互的经络和事务流转的血脉。从公文编纂修改到行政事务的申请批复，从人事的“选、育、用、留”到客户的报备、服务申请、投诉处理，从项目的立项、计划、执行、成效评估，到财务的借款、报销、资信评估、风险控制等等，都是通过工作流在多人间传递任务，以达成协同工作的目的。 传统OA及信息化管理软件，在优化工作流中得到协同化的应用变革，以便符合未来信息化管理要求，和网络经济时代的经营挑战。协同管理思想依托IT网络技术，开始创建一个全新的OA应用时期，同时也创建了一个全新的信息化时代。 个性应用，推动“流程型”成主流 协达软件采用了的面向服务架构（SOA）这一种全新的软件架构。SOA的协同软件将管理抽象为表单和流程两个主要的应用服务，这些服务分别应用在行政、人事、项目、财务、物流、客户等管理领域，成为记录这些管理内容和管理过程的核心功能，以实现基于同一功能平台上的个性应用。 例如：请假是由请假表单，和申请、层层批示、审核、确认等一系列流程组成；报销是由报销表单，和申请、审批、复核、付款等一系列流程组成。请假表单和报销表单分别记录不同的内容，但调用的是同一表单处理程序；其处理流程也不同，但调用的同一个流程引擎。请假表单和报销表单的格式，会随着管理的要求有所变化，请假与报销的流程规则也会不断优化与改进，这些变化与改进无须重新修改软件，而是在原有功能平台上重新设置即可，并且这些设置不需要高深的IT知识，普通业务人员只要会操作Office就可操作，真正成为一个由业务人员自主掌握的工作平台。 用电脑实现工作流管理由来已久，但以往工作流的引擎和任务表单，常常要通过复杂设置才能启用，甚至要用写代码的方式在服务端进行工作流的设定与维护，这不仅增加了IT人员的工作强度，而且影响了工作流在实际应用中的效果。复旦协达等国产协同软件专业厂商，从中国用户的实际状况出发，结合管理软件“自主管理”的应用潮流，采用最新SOA思想，推出个性应用的“流程型”协同OA产品，使用户摆脱了工作流应用的壁垒与困惑，对“流程型”协同OA的市场推广起到积极作用。 复旦协达还率先提出协同软件“工具论”，即：将协同软件看作管理者能够轻易掌握的“工具”，而不是约束管理者的“枷锁”。协同软件是实现“贴身管理”，而不是“削足适履”。管理者与协同软件的关系是主动地位，而不是被动地迎合固化、僵硬的管理思路。 因此，协达软件基于“自主管理”思想，为普通操作者提供了功能丰富、操作简便的工作流引擎和应用程序的设置工具。通过“画板”的方式，让每一个普通的操作者用图形化的拖拽、勾画方式，完成复杂、丰富的工作流应用程序和流程节点的定义，只要懂得Offfice操作就能进行流程的设定与维护。 个性应用，让“流程型”协同OA的管理表单与流程的设定、维护、改进工作，既可以由具有权限的系统管理员统一进行，也可以由具体的业务部门独立操作。例如：人事部门进行人事流程的管理、财务部门进行财务流程的管理、行政部门进行公文及行政流程的管理等等。基于图形化工作流的协达软件，让软件的每一个操作者，都能自主管理工作流，真正做到所有管理工作建立在“工作流”这一功能核心之上。 个性应用使“流程型”协同软件的应用更加广泛，不同行业、不同规模的用户，在不同的管理领域中，都可以自主化地使用流程管理，以实现工作的协同化和自动化。个性应用的协同OA软件产品功能与应用可以分开，即：通用的软件功能可以灵活地实现各种个性化的应用。因此，基于“表单+流程”通用功能基础上的个性应用方案，成为个性化“流程型”协同OA的一大显著优势。 个性应用的“流程型”协同OA，使协同OA中的核心功能--工作流，成为每个管理者和操作人员都可以使用的管理工具，直正让流程管理渗透到工作的每一个方面，进一步推动了“流程型”协同OA成为协同软件乃至管理软件的市场主流。 BPM建立产业链的核心竞争力 复旦协达一直以来以工作流为核心，进行协同软件的应用研究与产品开发。2005年初，协达首次在国内倡导协同软件应该“以工作流为核心”，受到来自包括中国信息产业发展研究院在内的各大IT权威机构和知名媒体的支持，也为“流程型”协同OA奠定了坚实的理论与市场基础。目前，协达“流程型”协同OA在产品思想与应用功能都非常成熟，体现出“通用、个性、智能、安全、先进”5大产品优势，也正是因为坚持以工作流为核心，以及逐步建立起的五大优势，才使协达被广泛评价为产品竞争力第一。 在软件产业中，产品是中心，是营销和服务工作的载体。以产品为中心建立起自己的核心竞争能力，是协达一贯的经营思路。通过竞争力第一的产品，协达建立起一个分工协作的协同软件产业链，产业链中的成员各自发挥特长，为直接用户提供性能、价格最优的应用方案和服务，产业链中的成员也因此获得自身的发展与收益。产品及其相关服务，是客户选择协同软件厂商的关键，产品以外的能力很难形成组织的核心能力，特别是产品技术的非自主性和技术力量的分散，会对产品的发展造成障碍，从而对客户和合作伙伴带来长远危害。 一个以产品为中心建立起来的协同软件产业链，能够使产业链中产品供应商与营销服务商的能力形成互补。协达将主要精力放在产品上，包括产品的应用研究、程序开发，以及产品相关的服务标准制定、品牌美誉度和忠诚度建设等方面。而协达的合作伙伴依托竞争力第一的产品，将主要精力放在销售和服务能力的提升、客户关系维护上。这种分工协作，提升了整个产业链的竞争能力，也提升了协达合作伙伴的销售竞争力。 以产品为中心的协同软件产业链，不仅对合作伙伴的长远发展有利，更保障了直接用户的价值。协达软件采用自主研发的SOA协同软件，在一个技术核心平台上孵化出4个应用版本，同时为用户提供免代码的个性应用开发平台，保障了技术的一致性和产品通用性，有效降低了合作伙伴的结算成本、服务成本，和直接用户的总体拥有成本。协达软件的产品性能和价格竞争力，成为凝聚合作伙伴的重要力量，稳定而有竞争力的合作伙伴及产业链，又保障了直接用户的产品应用价值。 “流程型”协同OA的推出，不仅是复旦协达基于深入学术研究的成果，而且是来自广大用户应用经验的总结，同时还源于用户需求的分析与归纳。用户基于“流程型”协同OA，能够立足流程协作功能，实现企事业单位个性化的OA应用，快速体现协同管理的效果。以“流程型”协同OA产品为核心构建起协同产业链，不仅为广大用户成功迈向协同管理奠定了基础，而且有利于协同软件产业长期健康发展。(end)

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