制度如何“落地”？

作者：用友致远专业讲师 耿启亮

欢迎访问e展厅 展厅 3 管理咨询与服务展厅 企业文化, 战略管理, 生产管理/工业工程, 营销管理, 知识管理, ... 大家都知道，制度是规范公司员工行为最基本的手段之一，理想状态下，我们的制度应该时时刻刻出现在并且规范到员工平时工作的细节中，可实际上却非常难。 一、 我们还记得公司哪些制度？ 讲课的时候，我常常问大家几个问题：在座的记得自己公司上下班时间的请举手。 几乎都记得。 记得出差流程和补助、报销标准的请举手。 只有一半了。看来举手的这一半都是经常出差的。 记得婚假、产假流程、天数和工资情况的请举手。 只有2位，都是女士。 当我接着问这2位：您是哪个部门的？ “我是人力资源部的，公司有人请过婚假和产假。” 那您呢？ “我是财务，而且我刚请完婚假。” 这是一个很现实的问题。我们几乎记不住公司现有制度的内容，这是个非常现实的问题。我们记住的往往都是平时能接触到制度。 二、 我们的制度仅仅是行政部柜子里那厚厚的一堆纸而已 我们什么时候才会接触到我们的制度呢？ 一般两个时候，一个是刚入职的时候，另一个就是我们的员工受到处罚或者用到制度的时候，而平时大量的工作时间中，我们的制度仅仅是行政部柜子里那厚厚的一堆纸而已。 而且，我们学习制度，也只是粗略的，草草阅览而已。原因很简单： 一方面，我们的制度很长，很厚，很枯燥，真的很难有人能认真学下来；  同时，我们往往只对跟自己眼前“有关”的事物感兴趣，而跟我们眼前“有关”的除了作息时间，其他大量的制度几乎都属于“无关”的范围；  更为困难的是制度的更新，我们更新一个制度时，马上会公告出去，把新制度帖到公告栏中，可是，我们却发现，我们贴上去的纸张都掉了，我们员工还是没能“学”好新制度。 所以，我们应该认识到，制度真的不是学的，而是用的。 三、 如何才能真正将制度“用”起来呢？ 我们不要期望着我们的员工能把制度学好，都记住，然后在工作中就按我们的制度来执行。通过这种方法来“规范”我们的员工，效果可想而知。 要想让制度“落地”，光靠这个规定，那个规定，靠制度本身来“落地”，你会发现，很难，你总是无法让制度深入下去，沉淀下去，始终都是漂着的。 那么，如何才能做到“落地”呢？ 靠制度本身是不现实的，我们需要借助其他手段来帮忙，用友致远A6协同应用系统就是一个专门让“管理思想‘落地’”的实现手段，制度“落地”正是其中之一。 利用用友致远A6协同应用系统让制度真正用起来，可以分成两个层次： 将相关制度时时放在员工眼前，及时查询；  将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工。 下面，我们逐一探讨。 1. 将相关制度时时放在员工眼前，及时查询 这是最简单的一种方式，也是最基础的一种方式。在A6中，我们把所有的公司制度都放在办公系统中，公司所有职员都能够根据系统设置好的权限进行查询。 这样，不仅方便了员工了解和运用制度的操作，同时也可以在一定程度上让员工与制度贴得更近，让制度在初步层次上进行规范。 2. 将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工 这是制度“落地”的第二个层次，相对于第一个层次，针对性更好，时效性更强，而且，最大的好处是能够很好的规避掉制度变更带来的推广问题。 我们将变更后的新制度，针对性的发给每个相关人员，这些，所有相关人员都会收到系统自动的提醒，通知他与他某项工作有关的制度有所变动，请及时查询。这样以来，员工就与制度“相关”了，只有“相关”了，员工才会及时重视它。 如此以来，我们的员工就能像用《字典》一样，将我们的制度真正用起来了。 四、 当字典用起来，制度就落地了吗？ 我们先看一个图片，体验一下。 这是我在北大拍的一张照片。大家知道，在校园里有规定，不准践踏草地。那么，看到这张图，我们会有什么感想呢？我们平时的制度是不是也这样呢？ 再试想一下，如果我们在图中的道路上加上一个制度牌，又会怎么样呢？ 当然会有一定的作用，但我们会发现，这条人走出来的路依然会存在，仅仅将制度放在眼前，会有一定的作用，但并不能解决根本性的问题。 我们再看另一张同样是北大校园内路的图片。 当我们按照人性，事先用石块铺上一条路的时候，即使眼前没有“制度”，实际上我们还是不自觉的按照制度办事了。 制度，只有真正规范到员工的行为细节中，才能真正“落地”。 五、 制度究竟是什么？ 要想将制度真正变成员工的行为规范，我们必须首先搞清楚，制度究竟是什么？它的核心元素是什么？ 这是一段真实制度中摘选出来的部分。在这段制度中，实际上强调了一个核心的元素——权限。谁能审批员工请假，谁能审批经理事假，这是权限。 另外，第二个核心元素是：流程。不同的情况该走什么样的流程？下面是根据上面的这段制度画出来的流程示意图。 最后，还有一个核心元素：数据规范。尤其是和财务有关的制度，数据规范非常重要，下图是上面那段制度配套的表格。 现实中，就是这三个看似简单的元素不断的困绕着我们。我们是不是经常看到或者自己遇到： 报销时票帖的不对，要重新帖；  不同额度的申请或报销要找不同的领导，于是我们问来问去，跑来跑去；  我们上报请示后，总是感觉石沉大海，不知道走到哪一步了，找领导吧，不仅不知道该找谁，还怕打扰了领导，不找吧，万一领导没看到怎么办，心总是悬着；  …… 权限、流程和数据规范，这就是制度的核心元素，这就是制度的实质。 六、 如何将制度真正“落地”？ 我们先看下面这个图。 要想将制度真正“落地”，把制度真正转变成能规范到员工工作细节的行为规范，我们必须将制度的核心三要素“落地”。如何做到呢？ 这实际上正好是用友致远A6核心工作流技术的优势所在。 用系统权限让文字权限“落地”； 用协同流程将文字流程“落地”； 用系统表单使数据规范“落地”。 这样，通过信息化协同管理系统直接将纸制制度转变成协同规范，真正规范到员工工作的细节行为中去。 这样以来，我们的员工并不需要去记具体的制度内容，甚至连制度内容是什么都并不知道，但他们的行为却在无意识中严格按照“制度”在执行。 比如报销制度： 当我们员工需要报销的时候，没有必要记住各种报销的制度，只要到系统模版中找到相应的报销模版，系统自动根据员工的身份判断其应该走的流程，然后调用模版。 我们员工只需要填好数据，然后点击【立即发送】就可以了。以往员工发起一个流程（报销、申请、请示等等）后，总是感觉石沉大海，现在，当员工发起一个流程后，不仅可以随时查看到该流程的进展情况，走到哪一步了，各个领导都是怎么批的，而且，还可以方便的与流程中的各个领导进行补充、回复等交流。 这样以来，我们不仅将庸繁的制度条款直接“落实”到了员工工作行为的细节中，时时刻刻规范了所有员工的行为，而且，还大大降低了员工的心理负担，让每个员工在被“规范”的同时还能享受到被“规范”的快乐。 这就是利用用友致远A6协同管理系统帮助企业实行制度“落地”的过程。 (end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (6/24/2007)