OA产品的通用性的探讨

作者：创新通软

欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 回顾办公自动化（OA）系统的发展，已经有二十多年的历史了。OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实现了政府部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后OA的基本体系。所以，OA的雏形，完完全全按照政府的需求而确定其主要的功能模块。 从二十年前基本的OA雏形，我们大概可以概括以下的几个突出应用功能点： · 通知公告（电子化公告牌）和公共讨论（BBS） · 文件的电子化传递、交换和共享 · 对某个文档的电子化共同编辑（比如：政府公文的共同拟稿） · 审批操作的流程实现（划分流程任务，生成代办事宜，等等） 后期的OA系统，功能日趋多样化。比如通过整合电子邮件系统以满足员工之间进行沟通交流，有一个特别突出的应用就是工作流应用。同时，各种OA厂商进行更深层次的竞争，包括功能点的无休止扩张，比如整合客户关系管理（CRM）、人力资源管理（HRM）、营销自动化管理（SFAM）、财务管理（FM），等等。二十年间，中国出现了超过1000家大大小小的OA产品。 面对如此火爆的市场，客户的购买意愿马上就通过厂家的各种宣传途径得到不同程度提升，各行各业都跃跃欲试，纷纷把办公自动化系统的选型和购买提上议程。各种"无纸化办公"、"协同管理"、"精确管理"、"协同政务"等等的概念把办公自动化系统的美好应用前景进行了一次又一次的刻画。 经过一波又一波的产品普及，客户逐渐感觉到，产品的应用不象商家描述的那么完美。呆板的操作、系统功能的不稳定性、系统术语泛滥让人摸不着头脑，特别是工作流，说的是协同无敌，但做的时候，却要用户派出来的实施人员花上长达半年时间了解系统，进而对系统修修补补，勉强推行了，操作人员一看到界面，需要点这点那就犯困。人员一旦离开了，系统就悄悄瘫痪了。在贴近用户的一些中立论坛中（比如：中知论坛http://www.chinakm.com/chinakmbbs/index.asp）我们看到了很多比如"OA系统上线一年多了，还是应用不起来"，"产品功能不够人性化"，"我被OA害惨了"等等令人可惜的、针对应用OA系统的一些负面案例。 这些过往的经验都给广大有意向购买OA产品的用户一个很强烈的信息："一定要选对产品"。如何透过各种厂商的承诺，看出产品的真实面貌，结合本身需求来做出明智的选择，成为客户十分关注的问题。通过本方案的介绍，我们相信能完美的回答上述问题。 本文作为一篇对办公自动化通用方案的介绍，绝对不限于仅仅对iOA产品的表述。相反的，通过本文，我们想"借"读者一双慧眼，通过阅读我们收集的关于办公自动化系统行业的各方面信息，以及对这些信息的全方位总结，透彻的了解OA产品的来龙去脉，以便客户进行贴近自身需要的产品选型。 当前OA产品市场的几个特点 由于各行各业客户对办公自动化产品的关注，OA已经形成一个成规模的市场。这个市场具有以下几个特点： · 大多OA提供商将产品定位在"对日常办公"的管理 · 客户对产品的期望，突出表现在"解决工作流问题" · 客户对产品需求大，但成交少 · 客户对产品的评估"仅"靠收集不同厂家的OA产品进行对比，也就是说：对自身的确切功能需求没有很多的建议 市场的这些特点反映着客户对当前OA系统的一些认知水平。我们归纳为以下几个方面。 · 对日常办公碰到的一些问题，比如：异地办公；信息的共享和透明性；工作的有序性；沟通成本；以及业务的跨部门协作，等等问题，客户已经可以归纳为"办公自动化系统能解决的问题"。 · 客户特别关心部门的协作效率问题，把由于多个部门共同参与某个业务的完成而导致的"信息不及时"，"沟通不充分"，"工作不能及时落实"，以及"复杂工作不能流程化"，等问题归结为"办公自动化系统能解决的问题"。 · 客户不满足当前市场可供选择的产品形态。对产品持怀疑态度的方面包括：功能点是否够用；是否能100%满足企业需求；系统售后维护问题；系统的价格；系统的试用；系统的版本更新；系统的整合度，等等。 · 客户对当前面临的办公问题没有一个系统化的理解。往往觉得"是个问题"，但看了不同软件后，觉得"不是那么回事"。但受压于解决问题的迫切性和日程的限制而草率选择了某个产品。 这几段文字可能概括了客户在购买前的几种常见的情况，也说出了一些意向客户的心声。对于出现这些情况，其中有OA产业发展不成熟的原因，也有厂商的宣传力度不到位的原因，也有客户对办公自动化出现的问题认识层面不深的原因，各种原因导致了客户对投资建立办公自动化系统"没有很大的信心"，因此，综合的市场反应就是"需求大、成交少"。 针对这些状况，我们作为办公自动化系统产品的供应商，是不是应该帮OA的潜在客户做一些客观的分析，披露更多有用的资讯，让他们能更有信心地投资办公自动化系统？针对这个话题，我们准备了以下相关内容，希望能通过对口的分析，给客户一些有用的信息，以便客户能得心应手的选择OA产品。 更确切地说，我们在本方案主要回答客户经常碰到的一些OA选型问题，通过引用一些国际先进的、有关信息系统的学术和IT管理的精华文章，让客户系统化的了解四个方面的信息：1）各行各业为什么会产生办公自动化的系统需求？2）办公自动化系统管理的是什么？3）办公自动化系统需要齐备那些功能？4）工作流问题是怎样产生的，为什么办公自动化系统首要解决工作流问题？ 办公自动化系统需求的产生 事物的从无到有，都有个中原因，办公自动化系统也不例外。我们回顾一般企业的信息化进程，不难发现里面的原因。首先，我们传统的办公环境是纸面化的，一切都依赖于文书，各种单据、申请和报告成为日常办公的主要对象（或者说信息载体）。80年代开始，电脑和互联网的发展和普及，对传统办公环境的冲击是非常明显的。我们不再依赖手工，而是应用字处理软件（微软的Office产品、金山Office等等）来应付大量的日常办公需要。和纸面文档不一样，字处理软件产生的不是一份份的纸张，而是一个个的电子文档。当有了电子文档和便利的网络环境，我们就懂得了通过彼此交换电子文档，以达到信息的交流。电子邮件的流行，更使得这种信息交流手段成为主流。 很快的，企业就会发现电子文档交换频繁了，网络目录的共享已经不能满足这样无序和频繁的交换。更甚者，这种无序的交换根本不能保证：1）电子文档的准确到达；2）电子文档经过阅读后反馈机制的落实；3）电子文档的不同层次的共享（部门、团队和全局内）；4）基于电子文档的共同编辑（比如公文的拟稿）。在这种状况下，企业就需要一个办公系统，统筹管理这些电子文档，以及电子文档的交换。 因此，我们可以知道，没有电子文档在信息化的办公环境的产生，就不会出现办公自动化系统的需求。换句话说，办公自动化系统的根本目的，是要管理办公产生的各种电子文档。我们可以规范办公自动化系统面对电子文档管理的几个重要功能要求： · 电子文档的集中管理 · 电子文档的分类存储 · 电子文档的共享 · 电子文档的共同编辑 · 电子文档的访问控制 通过系统化的电子文档管理，我们可以做到：1）电子文档在不同层面进行信息共享（面向不同群组的传阅、面向公共的公告通知、论坛，等等）；2）电子文档可以进行有序的共享（通过一个流程，按照先后次序收集不同人员的意见，形成可读性很强的决策参考文档，比如：公文的拟稿、核稿和发送，单据的审核以及审核意见的获取，等等）；3）电子文档还可以进行自动控制，比如待办、日程安排，等等。到期了就可以发送即时消息，实现信息找人。 电子文档类型数据的特殊性 了解了什么是电子文档，我们很容易就发现一个有趣的现象，就是电子文档负载的信息具有很强的整体性和针对性。首先，电子文档的创建不为别的，是为了传达某些信息，这些信息不象用于进行控制那样的高度格式化的数据（比如ERP系统中的订单、生产计划），电子文档是一种具有多种表达方式、多媒体的概念数据。之外，电子文档主要目的是给人进行阅读和理解，从而满足这些人进行业务操作和决策的需要。 据IS权威学术杂志的统计数据表明，其实90%的政府机构和企业进行决策的信息都来源于电子文档所包含的概念性数据。只要我们略略回顾一下企业领导是如何进行决策的，这点就不难理解。任何领导进行某个问题的决策，比如制定企业的未来发展战略，他（她）会要求各个部门提供各种分析报告和市场情报。这些报告和情报往往通过邮件、Word文档提交给领导。领导经过阅读和理解，就会做出决策。各种分析报告的可读性，直接影响领导的阅读理解，也间接影响领导的决策质量。设想企业能对这些报告、情报进行很好的分类管理和发掘，其对管理的深远影响是不可估量的。 针对电子文档管理，办公自动化系统的常见功能模块 我们已经知道电子文档的类型是多种多样的，在日常办公中我们可以列举很多电子文档的例子，比如：电子邮件、Word文档、传阅文档、用于共同编辑的工作流文档、日程安排通知、待办通知、任务说明，等等。这些文档可以作为纯粹的文件进行管理，也可以通过扩展办公自动化系统的基本服务，进行多个角度的管理。 比如任务管理，任务的落实除了给任务的参与者发送有关任务的详细说明的，还应该落实以下功能： · 任务的开始提醒 · 任务的周期管理 · 任务报告的提交 · 任务的里程碑定义和提醒 对于上述关于任务类型电子文档的配套业务功能，可以用来区分OA系统对不同电子文档类型管理的"细化"程度。同样道理，日程、工作流、电子邮件，等等，都可以做的很"细"。用户完全可以根据日常工作的需要，确定哪些业务功能是必需的、哪些是可选的，从而进行OA产品的选型。以下表列出日常办公最常用的电子文档种类以及配套的业务功能。（由于表单过大，详情请参考http://isoft.com.cn/page_ioa/index.aspx） 办公自动化系统对业务协作的支持 办公自动化系统另一个使用场景就是支持工作中的业务协作。业务协作指的是因为一个大的工作划分为在信息上、时序上相互关联的几个小的工作，而分配到不同的团队或个人共同完成一种工作方式。在当今团队精神备受重视的商业时代，业务协作的重要性可想而知。一般团队遇到的问题可以归结为以下几个方面。 · 信息共享 · 人与人的沟通 · 工作的有序化和流程控制 团队的业务协作中遇到信息共享问题是很普遍的。由于彼此的分工不同，收集的一手业务情报都分散在不同的人员中。这些情报又会对团队的其他成员工作的顺利开展有所作用，因此，不及时分享这些情报信息，肯定会对工作的顺利开展产生不良影响。同样道理，及时的沟通同样重要。沟通可以解决很多信息共享的问题。 最后，工作的有序化和流程控制是分工细化和复杂化的保证。一旦分工细了，就有可能乱；一旦涉及复杂的流程，就要加大管理成本来进行工作人员之间的协调。若是管理不到位，流程执行不准确，就影响工作质量。 办公自动化系统作为一个软件系统，有的是共享信息媒体和工作流执行手段。因此办公自动化系统"天然"是一个解决团队、分工的工具。精细化的办公自动化系统中的工作流控制、即时通讯工具，等等，都可以有效解决团队分工中碰到的信息共享和沟通问题。 办公自动化系统对决策的支持 日常工作涉及很多的大大小小的业务决策。大的决策比如公司产品的未来发展路线；重要岗位的人事任命；全局计划的落实；小的决策则有比如秋游地点选择；人员请假审核，等等。 在分工明确的政府机构和企业中，决策执行的一个重要方式就是群体决策，也就是有多个人参与的一项决策。这种决策模式的执行在办公中有很多例子。比如进行一次民意调查，或开一次全体会议，或进行一个局部传阅，等等。像调查、会议或者传阅等等都是获取不同人意见的一些方式，也就是我们所说的决策模式。 决策模式可以多种多样的，有的通过一次沟通就能完成，有的可能要经历多个步骤推进，涉及不同人。比如政府办公中要对上级单位来文进行办理。领导要先进行决策，制定拟办方案。部门需要决策具体的办理方案，而且要反馈领导落实的情况。又比如领导需要制定年度工作目标，需要部门主管给出可行性报告说明，以便领导进行决策。 各种决策模式往往都同工作流程捆绑在一起。决策的议题可以分步的送给不同人员进行阅读，进行各种相关的信息的收集。有的决策流程有固定的执行模式（走固定的决策路径）；有的可以随参与决策人员的意愿进行下一个参与决策人员的选定，等等。 综合上述，一共有五种比较突出的群体决策模式可以供政府机构或者企业选择。 · 共同投票 · 会议 · 传阅 · 自由流转决策 · 规范化流转决策 办公自动化系统可以用于支持以上提出的几种群体决策模式。对投票的支持，办公自动化系统可以进行网上的投票进行，员工可以通过登陆系统进行投票和自动统计；对会议的支持，办公自动化系统可以进行视频会议，同时发布相关的会议纪要，形成决策信息；办公自动化系统还可以发送传阅信息到相关人员，读者可以提交阅读后的评论，从而形成决策信息；最后，规范化的流转决策，可以根据决策议题的特殊性，分别送不同部门，分层次的获取决策信息。 (end)

文章内容仅供参考 (投稿) (5/7/2007)