“5S”：让IT服务管理锦上添花

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欢迎访问e展厅 展厅 3 CIO信息化管理展厅 电子商务/企业门户, IT运维管理, 制造执行系统MES, 流程管理BPR/BPM, SOA/SaaS/云计算, ... 5S起源于日本，是指整理、整顿 、清扫 、清洁和修养 ，因为这五个单词在日文发音中的第一个字母都是“S”，故统称为“5S”，主要针对生产现场中人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，这是日本企业独特的一种管理办法。5S管理不仅能够改善作业及工作环境，还能提高生产效率、员工士气……牵一而动百，是其他管理活动有效展开的基石之一。 细说“5S”管理 “人造环境环境育人”，员工通过对整理、整顿、清扫、清洁、修养的学习遵守，使自己成为一个有道德修养的公司人，整个公司的环境面貌也随之改观。 整理：将必需物品与非必需品区分开，在岗位上不要放置必需以外的物品。要区分对待马上要用的、暂时不用的、长期不用的；即便是必需品，也要适量；将必需品的数量降低到最低程度；对于非必需品，应寻找它合适的位置；当场地不够时，不要先考虑增加场所，要整理现有的场地。将混乱的状态收拾成井然有序的状态 整顿：将必需物品放于任何人都能立即取到的状态，并把这种状况标准化。任意决定物品的存放并不会让工作速度加快，但它会影响寻找时间，降低寻找时间就能大幅提高工作效率，并且能及时发现丢失、损坏等异常情况。 清扫：将岗位变得无垃圾、无灰尘，干净整洁；设备保养得锃亮完好；创造一个一尘不染的环境，客户感动，员工心情舒畅；在整洁明亮的环境里，任何异常都可马上发现。 清洁：将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公开化，透明化。 要成为一种制度和习惯，必须充分利用创意改善和全面标准化，从而获得坚持和制度化的条件，从而提高工作效率。领导的言传身教、制度监督非常重要。经常是一时养成的坏习惯，就要花十倍的时间去改正。公司所有人员（含董事长）都应一起来执行这个工作；最好能分配每个人应负责清洁的区域。分配区域时必须绝对清楚地划清界限，不能留下没有人负责的区域（即死角）。对自己的责任区域都不肯去认真完成的员工，不要让他担当更重要的工作。 修养：对于规定了的事情，大家都按要求去执行。典型例子就是要求严守标准，强调的是团队精神。公司应向每一位员工灌输遵守规章制度、工作纪律的意识；此外强调创造一个良好风气的工作场所，绝大多数员工对以上要求会付诸实践的话，个别员工和新人就会抛弃坏的习惯，转而向好的方面发展。此过程有助于人们养成制定和遵守规章制度的习惯。 5S在IT服务管理中的应用 笔者在日常IT服务管理中引入5S管理，通过实践发现，其实5S在IT服务管理中也很有效。IT服务很多也是现场作业，保持环境的整洁合理，同样能提高服务效率，节约服务成本。 在IT管理中引入“整顿” 维修室的整顿：将废弃的IT设备及时处理掉，将已修好的设备立刻送走，有缺陷的IT设备要及时修理好做备件使用。待修设备、已修好设备、需送修设备要分区放置。 计算机文件夹的整顿：要养成定期整理计算机文件夹的习惯。将相关的文档资料归于一个文件夹，不要将同一文件的不同版本放在不同的文件夹。 软件的整顿：计算机用了一段时间后，计算机里会装很多软件，要常常清理，把一些不用的软件清理掉。 软件版本管理：像笔者所在单位用的HIS系统，软件的版本管理就很成问题，客户端软件、中间层软件一直在不断升级中，版本一直在增加，后来我们对版本开始管理，把经确认后不用的老版本从共享文件夹删除。最后做到在共享文件夹只有一个版本。版本管理有一些专业的解决方案。交通银行版本管理的负责人认为：“程序版本管理混乱可能会导致项目进度延迟，甚至不能按时完成，频繁的变更以及需求变化，给安全生产的效率和质量都产生了不可估量的后果。” 信息中心办公环境中的各种文件、资料要定期整顿，去掉不用的文件、资料。 整理在IT管理中的应用 工具箱里的东西、维修备件在使用后要放回原位。工具及备件缺少时应立即补充。信息中心办公环境中的各种文件、资料要定期分类整理方便查找。 清扫在IT服务中的应用 定期对IT设备进行清扫。打印机几个月就要清扫一次，电脑主机一年也要清扫一次。保持办公环境的整洁。 清洁在IT管理中的应用 所有关于整顿、清理、清扫的要求都以制度的形式固化下来，并融入对员工的绩效考核中。 修养在IT管理中的应用 定期组织部门员工总结和检讨，查缺补漏，互相监督，提出改进意见。当这种氛围形成以后，就能影响新员工和其他没有实行5S管理的部门，逐步扩大5S管理的影响面。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (3/19/2007)