光大机械：男孩的裤子与协同OA

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 十几岁的男孩正处于长身体的年龄，买条短点的裤子，今年合适明年就短了；买条长点的裤子，明年合适，今年又穿着太大！只好一年买一条！不少企业也像十几岁的男孩，正处于快速成长中，但企业的IT系统不能像，男孩的裤子一样，一年买”一条”,企业信息化建设中如何解决成长与稳定的矛盾？ 福州光大机械制造有限公司（以下简称“光大机械”）是一家以生产五金配件为主的股份制合资企业，其主要产品出口欧美国家，年实现销售额1500万元左右。弹指一挥间，经过几年的迅速发展，企业规模不断壮大，由原来的十余人发展到现在的二百多人；业务也飞速发展，手工业务处理量也越来越大。与此同时，企业经营成本不断增加，管理水平及整体运转效率无法全面适应形势发展需要，效能无法全面体现出来，一场管理变革势在必行。 一次偶遇 插柳成荫 大海行船靠舵手，光大机械的信息化进程与其总经理王同庆有着密不可分的关系，因为从认识到信息化的作用，到产品选型、实施、培训、应用等全过程均是在他这位“一把手”的带头和催动下实现的。事实上，MBA毕业的王同庆很早就认识到信息化的力量，清楚管理信息系统在企业发展中所能扮演的重要角色，同时也认识到在企业内部进行信息化时所要面临的问题是什么。即便如此，最初光大机械的信息化建设还是没有多大进展，一方面是因为忙于出差的王同庆一直没时间去制定计划，另一方面是由于整个企业和社会环境对信息化的重要性和紧迫性的认识还不到位。 2005年初，王同庆应朋友之约到一家企业拜访。在参观过程中，他发现已经实施信息化的这家企业的工作现场看不到像自己企业那般人来人往的紧张繁忙景象，这使他触动颇深——信息化已将该企业的管理化繁为简、化有形为无形，因此所展现出的有序、宁静令人佩服。 在这家企业，王同庆亲身领略到了信息化在该企业的巨大效益产出，尤其是协同系统所构建的跨部门协同工作环境，系统在信息发布自动化、内部通讯自动化、工作流转自动化、文件和知识管理自动化、以及在企业日常事务办公自动化等方面给公司带来的新景象，让王同庆觉得“美不胜收”，直言不虚此行。 回到了自己的办公室，王同庆意识到自己企业在信息化建设方面的落后，以及其滞后性所造成的效率低下、成本上升、响应能力不足等弊端。无水之舟，焉能畅游？面对着整天无法从繁琐事务中解脱的管理层领导，王同庆感受到了信息化的紧迫性和重要性。 这将是“一种发展的机遇”，王同庆下定决定要将这种偶遇变成机遇，插柳成荫，让光大机械从此走上快车道。由于协同办公系统是一个很好的管理工具，也是信息化的基础与核心，可以牵一发而动全身，能直中企业管理上的一些弊端与要害，王同庆先从协同办公系统着手，开始了信息化建设的尝试。考虑到此举涉及到人多面广、需求复杂等因素，同时为预防将现有不规范、不科学的现状进行简单电子化的结果，王同庆决定兼任CIO，亲自抓起这项工作，引进先进管理理念。 那几天，王同庆每天做的第一件事就是上网查询协同OA定义、产品功能、实施应用、案例介绍等各种信息，每查询了解一次，他就有种“醍醐灌顶”的感受。 经过严格考察、层层筛选与招标，国内知名办公自动化软件合强软件获得了王同庆的认可，他与合强公司工程师促膝而谈，推心置腹，通过广泛讨论产生不少共识。而几近完美的现场演示，更是让王同庆吃了定心丸，于是双方制定了详实的系统建设方案。一周后，光大机构与合强公司顺利签约，合强智能办公系统的实施工作正式启动，自此，光大机械开始阔步走上了“向协同要效益”之路。 专注一事干好一事 王同庆认为，制造业进行信息化建设最根本的目的是希望通过信息化系统来降低成本，包括制造成本、人力成本、管理成本、市场成本等，而协同办公系统作为企业最基础的管理工具，可以实现包括通讯、信息、工作、知识等方面的科学规范管理，提高办公效率和水平，特别是整体效率将得到充分提高，从而减少内耗以达到降低管理成本的目的。因此，王同庆希望充分利用现代信息化手段，可以使公司能够及时掌控整个企业的日常运营情况，迅速提升跨部门协作能力，对外界响应能力获得提高，从而增强企业的竞争力并在竞争中求得更大的发展。 在确定了协同办公目标之后，王同庆采取了“专注一事干好一事”的方法，并在协同系统的实施过程中，着重抓好内部通讯、信息发布、业务流程、知识管理等方面的工作，并组织合强软件服务工程师和企业内相关部门，认真做好系统实施各项工作，进行科学实施。 首先建立实时的企业内部通讯平台。 以往，光大机械内部使用的是外部免费邮箱，在安全性、可管理等方面存在明显不足。员工之间的交流也大多使用qq、msn等即时聊天软件，这些工具未经合理管制很容易被用来非工作性质聊天，导致效率下降。而统一的企业内部通讯平台给员工提供了实时进行工作联络的工具，既方便企业管理又能规范员工行为。同时OA也很方便那些经常在外的员工与总部保持联系，顺畅传递信息。员工间的联络也能从电话联系更多转变为使用在线实时短信等渠道进行，时效性明显。 其次建立了规范的信息发布平台。 企业内部以及各部门的公共信息，如公告、通知、启事、新闻、报道等消息全部改成电子化发布，改变了过去的纸质打印张贴、电话和口头通知等方式引起的纸张浪费、实时性不强、安全不保障等弊端，也杜绝了反映没收到或看不到通知等借口，从而使企业各项政策规定得到规范、高效的传送。另一方面开辟了电子论坛、电子刊物，为企业员工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，员工可以在论坛进行自由的谈论和发言，员工自己可以开辟小范围的讨论区，得到确保的访问安全性解除了员工畅所欲言的顾虑。这些功能的主要目的是创造一个员工喜欢的企业环境，促进企业文化建设，同时，使企业能够及时收集员工的最新思想动态，集思广益，吸纳先进建议和意见。 第三，建立高效的协同办公智能平台。 流程再造一向是企业进行协同OA系统建设的重中之重环节。光大机械制定了一套完整有序的工作流程，从原料购买、设计、制造、质保、出入库、销售，以及行政、财务、人事、后勤等涉及到企业经营的每个环节。 按应用范围的标准可分为跨部门应用的企业级流程、局部应用范围内的部门级流程及特定岗位应用的个人流程等；从业务类型分类，可以分为管理（含人事、后勤）类、营销类、品质类、设计类、制造类等流程。 这些表单及流程应用范围多数属于跨部门应用，在过去需要手工填单并流转的情况下，每天产生至少上百份的纸质表格，需要不停地在不同部门和岗位间填写、周转、处理，过程及效率存在损耗时间多、强度大，经常出现过程监控难、管理难、协调难等问题。通过协同办公系统将这些企业流程进行电子化、网络化、无纸化处理，可以大大减化中间流转过程、规范每个环节处理职责与标准、加强过程监督与控制管理等作用，使流程更加科学、高效。 第四，建立文件和知识管理自动化平台。 光大机械的发展历程伴随着大量档案资料、有形无形知识的积累与沉淀。每天产生的纸质文件堆积成山，对其管理是个问题，如何充分利用及发挥其效益又是个大问题。尽管光大机械在日常管理中注重文件和知识管理，但仍有损坏、遗失、泄密、再利用效率低下、安全得不到充分保障等问题困扰着企业。而协同系统将已有的档案电子化、新产生的档案无纸化的做法可以迅速建立起共享平台，平台灵活的访问和操作权限不但使有形文件和知识得到更为科学的管理，而且能够促使更多无形知识固化下来，使经验得到更为充分的传播，将业务调整、人事变动、时间跨越等因素影响降至最低程度。 整合效应凸显 协同系统的应用不仅仅是行政部门（所谓的“办公室自动化部门”）的事，必须是所有部门共同参与与应用，才能达成预期效益。为了迅速让所有部门理解并积极使用协同系统进行办公，王同庆采取了三个措施：一是自己亲自带头应用，起到很好的示范和鼓励效果；二是通过有针对性的应用培训，使所有员工迅速掌握系统应用方法；三是制定相关制度，指导、规范各部门的应用。 在协同系统实施前，王同庆经常要在各个车间之间穿梭；为了处理行政和业务上的工作，有时候不得不在公司加班到深夜。现在，他在自己的笔记本电脑前就可以轻松地完成主要工作，通过点击鼠标就将公司的日常管理部署得井井有条，因为通过OA系统能调用ERP系统的各项数据，分析财务部门提交的财务报表，评估客户关系（CRM），王同庆真正做到了运筹帷幄。 OA系统2005年正式启用之后的一年以来，成为员工每日不可缺的工作助手，它促使员工从繁琐的日常行政办公程序中解脱出来，受到了员工的普遍欢迎。目前，协同系统的日常在线用户近百人，其稳定性、安全性等方面也令员工感到满意。 更为可喜的是，协同系统的成功实施与应用带来一系列连带整合效应，给光大机械带来了信心。2006年，光大机械成功导入并实施ISO9001:2000质量管理体系，半年后，光大机械乘胜追击开始上马ERP系统，最终实现了协同系统与ERP系统的相互协作与集成。很多原本该在ERP系统的表单也实现了在协同OA系统上流转。协同系统奠定了光大机械信息化的基础，增强了企业面对瞬息万变的市场的快速反应能力，使企业管理运作体系走在行业前列。(end)

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