CIO如何处理企业管理的十大关系

作者：

欢迎访问e展厅 展厅 3 CIO信息化管理展厅 电子商务/企业门户, IT运维管理, 制造执行系统MES, 流程管理BPR/BPM, SOA/SaaS/云计算, ... 一个企业的管理信息系统能否成功实施，关键是企业要踏踏实实地处理十个“R”（Relationship），包括领导与员工、技术与业务、企业与厂商、远景与近期、数据与流程、准备与实施、整体与局部、技术与管理、软件与服务、产品与项目等十大关系。 在很多出版社，编辑还不会使用电脑，而商务印书馆已实现了语料库自动选词。在很多出版社的库存都盘不清楚时，商务印书馆实现了单品种核算。作为商务印书馆的CIO信息中心主任，刘成勇眼中的“十大关系”是什么？ 一个企业的管理信息系统能否成功实施，关键是企业要踏踏实实地处理十个“R”（Relationship），包括领导与员工、技术与业务、企业与厂商、远景与近期、数据与流程、准备与实施、整体与局部、技术与管理、软件与服务、产品与项目等十大关系。 一、领导与员工的关系 企业的管理信息系统建设绝对不只是IT技术的应用问题，也不只是财务管理问题，而是对先进管理理念的理解和应用。对于出版社来说，管理信息化涉及编、印、发、财等诸多环节,几乎涉及到所有的业务人员，是全局工作而不是局部工作。 只有“一把手”充分重视、分管高层领导保障资源、全力推行，全体员工积极参与、密切配合，管理信息系统的建设才能顺利进行。信息化建设是“一把手工程”，一把手是系统成功的关键。我馆领导高度重视信息化建设工作，2003年10月成立了“商务印书馆管理信息化领导小组”，总经理杨德炎任组长，副总经理江远任常务副组长，有力地保障了项目的成功实施。 只有全馆员工参与，系统与业务才能实现高度契合，数据的采集、统计、分析、反馈、决策才是一个完整的闭环体系。 二、技术与业务的关系 信息技术是生产力，管理信息系统是工具，是包含了先进管理思想和模式的工具，是降低成本、提高效率的武器。但是，如何把这个武器用好，充分发挥效能，依赖于技术部门和业务部门的协同作战。 技术部门提供武器、业务部门进行使用的模式是绝对不可行的。这就像驾驶汽车，技术部门知道驾驶技术，业务部门熟悉路况，两者紧密配合才能安全、快速地达到目的地。而要做到这一点，信息中心的组织协调、沟通协作是项目成功的根本保证。 三、企业与厂商的关系 企业选择好的合作伙伴是项目成功的关键。我们认为，选择一家IT厂商来实施管理信息系统，首先，要考虑该公司有没有一个完整的产品线。许多出版社管理信息系统的实践证明，因一家公司产品线不全而采用多家联合开发的方式，往往由于公司之间的协调问题而导致项目流产。其次，要分析企业与厂商是否在信息化建设方面存在共同的理念。第三，要考察该公司在企业所处的细分市场上是否积累了丰富的实施经验，而不是仅仅用企业规模大小来衡量。 北京云因信息技术有限公司拥有书目数据库系统、信息平台和集编务、出版、发行、财务于一体的管理信息系统等非常全面的产品线，利于我馆信息资源的整合。选择云因公司可以缩短系统的建设周期，降低系统建设的风险。 四、远景与近期的关系 企业管理信息化建设是一项长期的战略任务，需要进行长远的规划。古人云：凡事预则立，不预则废。由于规划涉及到很多方面和较多的不确定因素，因此宜粗不宜细，主要是确定企业管理信息化建设的大方向。2002年底，商务印书馆制定了简称为“四化二网”的信息化发展战略：即办公自动化、管理网络化、资源数字化、商务电子化，外部互联网站建设、内部局域网建设。 远期规划和近期目标要有机结合。近期目标可操作性要强，要有明确的阶段划分，要能够在一定时期内取得阶段性成果。理想的结果是从一个胜利走向另一个胜利。我馆管理信息系统按照“总体规划，分步实施” 的原则，分为三期：一期初步实现编务、出版、发行、财务子系统一体化建设，重点建设以财务管理为核心的信息流统一，实现财务意义上的单品种核算；二期实现生产流程管理，加强印制成本的控制，加强管理会计的职能，推动电子商务的开展；三期以流程为导向，业务为主导，强化事前预算、事中控制、事后核算，建成商务印书馆ERP系统。 五、数据与流程的关系 关于信息化建设有个观点：三分技术、七分管理、十二分数据。只有实现数据的标准和统一，业务流程才能通畅流转；只有实现数据的有效积累，决策才有据可循；只有数据准确，才能证明系统完善。 管理信息系统是一个复杂的系统。为了能够取得阶段性成果，不过早地陷入到流程细节问题中去，我们确定了“重点突破”的战略：数据先行，标准先行。一期工程的核心任务是“以财务为核心，实现单品种核算”，凡是涉及到与核心任务相关的销售收入和生产成本问题重点解决；而对编辑出版流程管理等问题放在二期工程解决，这也符合20/80原则。 管理信息系统实现了企业数据的全局共享，它处理的对象是数据。数据标准化、规范化是实现信息集成的前提，在此基础上才谈得上信息的准确、完整和及时。我们制订了规范的数据采集、录入制度，强化了业务人员的数据质量观念，提高业务数据采集、录入的准确性，实现出版社内部数据资源充分共享。 六、准备与实施的关系 前期的准备工作是项目实施必不可少的重要环节，甚至在某种意义上决定着项目实施的成败。在系统正式实施之前，我们做了充分的准备工作，历经市场调研、选择软件供应商、成立管理信息化领导机构、制定实施方案、构建系统运行环境、组织系统培训、需求分析与整理、签订合同等过程，为时9个月，为项目实施打下了坚实的基础。 管理信息系统运行需要大量的初始化信息，例如选题信息、材料信息等。信息中心与总编室、出版部等部门一起整理了有关材料，组织人力对信息进行录入，为管理信息系统顺利运行提供了保证。可以说，本项目的成功实施和前期调研工作做得比较扎实是分不开的。 七、整体与局部的关系 从出版社信息化的大局来说，管理信息系统只是其中的一个有机组成部分，应该将其纳入“四化二网”的框架当中，充分考虑与OA、CM、CRM、SCM、书目数据库、网站、电子商务等系统进行全面、统一的整合与信息共享，不能孤立地进行管理信息系统建设。 出版信息化发展到目前阶段，我们认为，如果要进行管理信息系统建设，就应该实施包含编务、出版、发行、财务等业务的、财务业务一体化的、全面的系统，仅仅孤立地实施单个或两三个模块功能，是不合时宜的。我馆实施云因系统之前，由于管理信息系统建设缺乏统一规划，计财处、发行部等部门从自身的业务应用角度，购买或开发适合本部门的管理软件，使我馆管理信息系统建设处于部门级应用水平，重要数据的编码标准和口径不统一，财务、业务数据无法实现共享，形成了信息化建设中备受诟病的“信息孤岛”现象，系统数据无法交换，信息滞后，影响了工作效率。我馆管理信息系统一期工程致力于打破“信息孤岛”，强调财务业务一体化，实现信息高度共享，建立流畅的业务数据的“信息高速公路”，体现了现代管理理念中协同商务的概念。 八、技术与管理的关系 中国出版社目前的发展现状是管理水平落后于信息技术发展。我们坚持以信息技术促进管理创新，优化管理流程，解决管理制度执行不力、管理的随意性较大等老大难问题。在中国必须强调，利用信息技术促进管理。 出版社信息化的过程是一个管理模式转变和业务流程优化的过程，而一个传统出版社要改变其管理方式和业务流程会遇到很大阻力，这也往往成为信息化实施失败的一个关键原因。 九、软件与服务的关系 软件与服务同等重要。出版社管理信息化是一个过程，而非一个结果。一套软件的上线对出版社而言并不代表什么，而软件带来的企业运作与管理方式的改变和竞争力的提高才是终极目的。管理的进步和提高没有终点，信息化建设也就没有终点。出版社管理信息化将是一个没有结束的动态过程，因此，服务就变得异常重要。出版社管理信息系统并不是“交钥匙工程”，需要持续地改进。 对于大部分出版社来说，目前还没有购买服务的意识，还认为免费服务是天经地义的事情。这种观点是狭隘的、片面的，应该把软件与服务同样看成是IT厂商提供的产品。 十、产品与项目的关系 出版社进行管理信息系统的建设是根据自己的需求定制，还是利用现成的解决方案？这是一个非常不好回答的问题。我们认为，既不能纯粹地购买产品，也不能完全按照项目来建设，应该在厂商提供的标准产品的基础上，进行个性化定制。简单地购买产品并加以应用，难免有削足适履之嫌，必然不可能完全满足出版社的管理需要。而完全按照项目建设，出版社不但要为此付出昂贵的代价，而且项目失败的风险和概率较大。 我馆管理信息系统是在云因公司现有软件的基础上，结合商务印书馆业务特点进行了二次开发。从实施效果来看，我们在较短的时间内，以较低的成本实现了比较全面的系统功能，较好地满足了商务印书馆的管理优化和业务创新的需要。 (end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (4/26/2006)