威尔软件协同管理系统在厦门玉晶光电的应用

作者：厦门威尔软件有限公司

欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... “精益求精，追求完美”，是玉晶光电（厦门）有限公司所秉持的经营理念。在这样的经营方针指导下，玉晶光电（厦门）有限公司在1994年创立之初，即倡导“品质第一”的理念，坚持突破再突破，创新再创新的信念，不断开创更新的格局（以下简称玉晶光电）。 玉晶光电是从事传统相机镜头、数码相机镜头、摄像传输镜头、牙医用广角镜头、可使手机镜头等以及客户委托的各式镜头的设计、开发和生产。公司目前机器设备及设计软件大量采用日本、美国、英国、西德引进的最新产品，于1998年6月通过英国SGS ISO9002认证，1999年6月通过英国ISO9001认证，并于2001年7月通过ISO2000认证，自2001年度起连续四年被评为全国外贸投资“双优”企业。 “精益求精，追求完美”是前进的助推器 和公司所坚持的理念一样，虽然玉晶光电以领先的经营理念和管理制度，在业内独立潮头！公司生产的数码相机镜头、光电鼠标镜片、背投鼠标镜头、玻璃镜片4200万片/年，塑料镜片1.8亿片/年，是全国最大的镜头光学厂商。但在“精益求精，追求完美”的经营理念驱动下，玉晶光电在思考，如何借助办公信息化，强化企业原有的经营优势，增长企业短板。 为什么说公司的短板是“办公信息化”哩，原来在上世纪九十年代，公司就曾经上马过某国内知名软件厂商的OA系统，但是效果不理想！“一朝被蛇咬，十年怕井绳”！在是否继续上OA和OA选型的问题上，公司的分歧较大。 “精益求精，追求完美”永远是玉晶光电前进的助推器，经过公司领导层的反复研究，玉晶光电决定在上OA，并以公司OA建设为契机，实现精确高效的企业管理，保障和进一步促进公司发展。 2004年，在玉晶光电董事长陈天庆先生亲自主持参与下，为 OA选型设定了具体标准，这当中，具有行业共性的需求，也有玉晶光电自己特殊的需求。 在行业共性需求方面，玉晶光电希望OA软件及供应商具备以下几个特点： 1、专业，软件产品能够满足大型制造企业特点。在吸取以前上马OA的经验和教训的基础上，玉晶光电考察了一些国内知名的软件产品，但他们认为，这些企业提供的系统有的过于求大求全不求精、有的系统使用复杂、有的技术服务能力跟不上等等，有些所谓的通用软件产品，与自身的“大规模”不相称，一是没有针对性，特别是大型企业海量信息需求无法满足，企业特殊的需求，系统却没有办法考虑周全。二是有的软件产品的功能不是大型制造企业所必需的，但却要应用企业付出额外的成本，不符合公司 “实用”的经营方针。 2、办公自动化程度要求高，例如软件必须与数据交换平台无缝衔接，支持不限级集团应用，灵活高效的权限分配和管理机制，系统完全自定义，还有就是满足企业需求的完善的灾难恢复管理功能等等。 3、供应商实施工程师能够对玉晶光电（厦门）有限公司提供符合大型企业标准管理流程的咨询服务，作为软件产品的附加价值，籍此让玉晶光电（厦门）有限公司判断公司管理流程方面还有哪些需要改善和规范。 除此之外，针对自身企业业务广，摊子大，流程复杂等，玉晶光电还对产品提出两点具体的应用需求：一是强化工作流管理，首先支持多种流转模式，即支持直流、分流、条件流、辅流、并流、流程嵌套、自由流程以及独创的“等价流程”等多种流转方式；其次是支持多种办理方式，另一点就是同一公司内简繁体计算机信息并存(台湾主管用台湾繁体计算机大陆员工用简体计算机数据互相共享)。 经过长期的考察、评估和招标，玉晶光电最终携手拥有“OA专家，品质典范”美誉，专注于办公自动化领域的厦门威尔软件有限公司作为其合作伙伴，共同打造玉晶光电（厦门）有限公司高效、实用的企业管理平台。 “精益求精，追求完美”是对过程挑剔的要求 合作协议签定之后，威尔软件工程师和玉晶光电信息化部门共同开始系统规划和实施阶段。 秉承自身对质量的高要求，玉晶光电对OA实施的流程超乎寻常的重视，对实施质量衡量标准也是异常的严格甚至挑剔。玉晶光电成立了以董事长陈天庆先生为组长的OA领导小组，并隆重召开了OA启动大会，公司领导人以及信息化负责人全程参与讨论和指导项目实施，以确保信息化建设结果按照他们预想的目标靠拢。而玉晶光电（厦门）有限公司也提出项目实施分三部走的策略，确保项目实施质量。 第一步，细致、全面的系统分析。在此过程中，玉晶光电（厦门）有限公司各部门经理分批次，和威尔软件的业务工程师进行多次交流，相互交换各自的实施意见，同时玉晶光电（厦门）有限公司组织各部门主管参观威尔软件在厦门等地的同行业典型用户，明确自身的实际需求，并决定配置威尔软件哪些功能模块，经过谨慎和详细的讨论，玉晶光电（厦门）有限公司最终决定采用威尔软件公共办公、公共信息、个人办公、知识中心、综合管理、辅助决策、系统管理等系统模块，实现公司办公、管理、知识、活动等一体化管理。 第二步，以科学、合理的实施流程，确保实施进度和质量。 实施阶段，威尔软件工程师经过详细的调研和分析，为玉晶光电制定了一个合理的流程。 首先，将所有实施计划提交玉晶光电，然后玉晶光电根据公司实际工作状况进行适当调整，以确合实际状况。 其次，实施计划按照阶段实施，并定期对实施情况进行验收，确保每个阶段的质量，也不影响下阶段的实施效果。 经过合理的实施流程安排和进度控制，使玉晶光电的项目实施得以高效、高标准的进行。顺利地进入第三阶段。 第三步，解决难点，保障系统整体高品质。 当困难如期而至，选择回避、拖延的态度，永远也无益于问题的解决。这不是威尔人的性格，也不是玉晶光电人的作风。在系统实施进度中，威尔软件工程师特别留出相应的时间，用于解决系统的难点，玉晶光电OA建设也碰到了相应的困难。 1、因为玉晶光电是经过英国SGS ISO9002认证、英国ISO9001和ISO2000认证的企业，因此对企业的ISO文件要求编码不间断，必须要有连续性。 2、在现有手工流程上实现流程的重组优化。 3、玉晶光电组织机构变化大，如何实现满足企业变化的需求。 面对企业个性化的信息化需求，威尔软件近千家的用户实施经验显现了威尔深厚的底蕴。经过威尔实施工程师详细的需求调查和分析之后，并和玉晶光电的各部门多次研讨以后，最后威尔软件建议： 1、 为保证质量管理体系的要求，所有文档实现统一归档管理，设置删除权限，防止在审批过程中丢失。 2、 同步数据的处理要紧跟公司机构的变化，如部门、岗位、人员等的变化。 3、 根据威尔软件在多家同行业公司的成功案例积累形成的管理经验，简化玉晶光电企业业务流程。 通过一系列专业、有序的工作，威尔软件实施工程师提供的方案很好的满足了玉晶光电的个性要求。 OA建设是公司进行管理梳理的有利时机，在此过程中，寄希望于供应商能够解决所有信息化管理问题，是不现实的。当供应商给用户规划出一个无限美好的信息化前景时，却因与公司的实际情况不符时，造成企业的资源浪费，或者项目实施周期的延长。从这个角度出发，威尔实施工程师以务实的态度，在实施过程中和玉晶光电信息化负责人以及管理层及时沟通，充分掌握公司的实际状况，并据此做出最合理的信息化规划。而玉晶光电管理层也充分了解信息化工作的重点和关键，在公司内部建立了从思想上重视，行为上支持的实施环境。为此，玉晶光电领导多次参加培训课程，积极的配合工程师的工作，当遇到实施中的具体问题，都与工程师交流、探讨，得出合理的解决办法。这种良性互动的氛围，顺畅了OA项目实施的进程，使玉晶光电实施工作在短期完成，并获得实际应用。 “精益求精，追求完美”是永续的价值提升 企业管理信息化是一个持续的过程，不应因项目实施的完成而结束，公司需要持续的应用效果、管理效益的提升，而软件厂商也有责任为企业应用价值的实现创造优质的环境。为保障企业持续的价值提升，厦门威尔软件有限公司在项目实施之后，为玉晶光电提供立体化、即时的服务响应。 1. 热线服务。威尔软件拥有由众多专业技术人员组成的售后服务中心，提供实时的服务响应，随时为用户解答应用难题，辅导终端用户应用。 2. 远程服务。通过远程桌面控制软件等方式，威尔技术人员与用户就需要书面解答的问题或是更新程序，进行互动、充分的沟通，直至达到预期的效果。 3. 现场服务。威尔软件提供工程师上门服务，针对实际问题进行现场调研、解决。 玉晶光电的OA应用已有一年多时间了，在这么短时间里，正如玉晶光电企业经营理念“精益求精，追求完美”一样，OA带给玉晶光电的管理进步和效率提升令人惊喜，但玉晶光电从来就没延缓过追求进步的脚步，因为他们始终相信“精益求精”才能 “完美”，就象威尔人讲的那样，对品质的追求不仅表现在产品的质量上，还有服务、应用、创新等方面，只有这样，威尔软件才能成就办公自动化领域的“品质典范”。(end)

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