OA的快乐实施法

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 自8月份开始实OA公自动化系统以来，大连市建设投资公司循序渐进，做得有条不紊，用得得心应手，我们把这个过程称为"快乐实施法"。 OA开发主体是厂商，而实施和应用主体应该是客户，也就是说厂商搭台，用户唱戏。大连建投认识到，好用OA不单单是厂家单独开发出来的，还需要自己的亲身体验和大力参与，根据自己的实际办公流程和特点，进行调整和完善，因为用户对自身的需求最有发言权。 大连建投很好的把握了这个原则，积极配合厂商，采用通用产品+创新应用+循序渐进的实施方略，完美的实现了公司全员的办公自动化。 通用产品 通用产品经过了充分的市场检验，成熟、稳定、标准，容易实施，和完全开发相比能大大降低投资成本和周期，是此次选型的基础。 目前国内各种通用OA品很多，看起来也都差不多，以前有很OA件公司联系建投，但是因为种种原因一直没有找到合适的。为了能够更好的适应自己的需求，建投还需OA商有一定的实力能够进行后期开发和持续的服务。 经过再三比较，最后建投确定了新思OA因为它在国内具有较高的知名度，产品的基础功能较好，如公文流转、文件传递、通知传递、新闻发布、日程安排、任务管理、日程安排、工作日记、规章制度、档案管理、手机短信、电子邮件、论坛、投票等功能基本涵盖了公司的日常办公。 创新应用 用户的很多妙点子能够很好的完善产品功能，而创新是一个持续的过程，相信随着对软件的不断熟悉和理解，建投会有更多、更好的创新应用，这里只说几个目前我们完成的内容。 1、大连市建设投资公司成立于1988年5月17日，为副厅级公司，注册资金为人民币2.57亿元，是大连市人民政府独资建立的综合性投资机构，代表市政府从事固定资产投资、开发和经营活动的全民所有制经济实体。 建投是比较有代表性的事业性单位，其内部分工比较明细，级别比较严格。其OA使用过程中每个模块要做什么工作都要有严格的规定。针对这种情况，我们OA品的功能模块重新做了比较明确的定义、菜单的结构重新做了调整； 2、通知分为重要性通知和一般性留言。重要性通知要有自动回复功能，并且可以通过系统自动发送手机短信给对方，而且手机短信能明确表达所发通知的意图，以使用户出差在外不能上网查OA时候，也可以了解公司内部的重要信息； 3、为了让员工之间更方便、实时的进行交流，我们OA集成了腾讯RTX即时通讯系统。OA统中部门或者人员变动的时候，可以将变动直接更新到RTX中，不需要管理员维护更多的数据。并且可以更改公司的标识、LOGO等信息。不仅能实现员工之间实时的交流，而且更能体现公司的企业文化信息； 4、为了真正的体现民主，我们增加了总经理信箱的功能。各个员工可以有选择的进行匿名或者不匿名给总经理提出意见或者建议，开通了员工和总经理直接沟通、交流的渠道； 5、为了体现公司的人性化管理，增加了生日祝福的功能。当有员工过生日的时候，系统会自动提前发送贺词、贺卡、音乐进行祝贺； 6、修改以前的投票模块，改成目前网上比较流行的调查问卷的形式； 7、修改以前的旧版论坛，加上现在比较流行、美观的新式论坛； 8、改正人力资源模块中不符合要求的部分，加上人才库管理部分，使之更能方便的管理公司内部人力资源方面的信息。 这些新增的功能，体现OA应用为本的创新思想，得到了公司内部的一致认可。 循序渐进 虽然采用的是通用产品+创新应用的项目模式，但是大连建设投资公司并没有把所有的开发内容都做成后才实施，因为那样项目的周期太长，而且员工刚接触时发现功能太多、太细，不利于他们的接受和应用，也会给公司带来很大的震荡和冲击，实施、培训难度大。 另一方面，即使作OA选型者，也很难在应用之前归纳所有的需求，看到哪些地方还需要修改，很多问题需要在应用中边发现边修改。这就需要采用循序渐进、由易到难的实施方式。 我们在合同中规定了需要定制开发或修改的部分功能，也留出了一个适当的进行特殊（不可预见性）修改的空间，签订合同后，马上实施了新思OA通用版本。因为这部分功能比较简单、易懂、易用，可以让大家先熟悉起来。 同时在另一边，新思创开始按照合同开发、修改一些个性化功能，做完一部分就给系统安装、更新，大致一个月后OA主要功能都慢慢的用起来了OA在不知不觉中顺畅的融入到公司日常办公中，融入到员工的办公习惯中。给用户的整体感觉是很容易，并没有"传说"中的那么难。 取得成效 1、建投公司以前都是用MSN、QQ等进行交流、传送文件。本来是属于公司内部的交流，却要经过互联网交流工具进行传输。不仅速度慢，而且影响员工之间的交流。使用RTX之后，速度明显提高。并且RTX上已经修改了公司标志、LOGO等信息，更能体现公司的企业文化； 2、公司针OA各个模块制定了严格的使用制度。哪些文件应该由通知发送、哪些文件应该由文件发送、哪些消息应该发通知、哪些消息应该发留言、哪些应该是新闻等等。使得公司的制度更加规范、流程更加合理、工作效率有显著提高； 3、比较重要的消息、通知、新闻等，都通过手机短信发送，防止重要工作因为不能及时上网而至于耽搁； 4、现在公司的投票都OA进行，可以匿名、也可以用真名投票。更能及时的反应工作中存在的问题； 5、大家在业余时间可以在论坛上进行讨论、交流。改变了以前没事的时候打游戏的习惯。丰富了员工的业余文化生活； 6、公司内部的规章制度、法律法规等资源都放OA规章制度中，规范了公司内部的资源。同时，提高了资源共享，让大家在查找资源的时候更方便、快捷； 7、公司内部的培训资源、软件工具、电脑驱动程序等资源都放到公司的网络硬盘中。规范公司内部资源的同时，也防止了资源的丢失。 相信随着应用的不断深入OA作用也会日益彰显。我们希望能从"快乐实施"一直走到"快乐应用"。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (11/21/2005)