王志东：协同应用推动管理创新

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... “协同”的缘起 从2001年开始，王志东带领导他的点击科技开始做协同软件，第一年的时候，点击根本不知道自己做的是协同，也不知道叫协同；2002年第一次开发布会的时候，点击第一次对外说出他们做的东西是协同，但那时大家听不懂，很多人不服，大多是认可这个理念也不肯跟着这词。2002年说出协同之后，业内有不少人提的频繁；2003年、2004年点击科技推出竞开之星之后，点击做了很多的工作，对外做了很多宣传，尤其到了2004年年初点击科技融资成功，2003年我们陆陆续续有一些人推出，2004年在很多国内一些机构等等都可以开始关注协同了。 2004年初，中国软件协会推出中国软件业年度报告，协同软件业首次单独作为分类推出，年中赛迪顾问出了有关协同政务的研究报告，年底计世资讯出了关于协同软件的市场分析的报告。协同软件逐渐进入主流产品链。 2005年开始，国内协同明显热度提高。去年还有不少媒体说协同在市场上不温不火，今年很明显的感觉到协同开始热起来了，2005年初的一个高潮是Microsoft收购了Groove，Microsoft也正式进入了启动领域。两、三个月前，浪潮召开新闻发布会，推出DCwork产品，正式进入协同市场。从2005年的情况来看，一方面是整个媒体、客户、产业都开始认同协同，不仅是国内的，也包括国外都开始关注协同，这就证明，协同的确是一个很有发展潜力的潮流。 从传统OA到协同OA 随着协同的发展，很多厂商也戴上了“协同”的帽子，有一个数据说，现在国内有五百家协同软件厂家。在协同热起来之后，市场引起了一些混乱，现在都说协同，到底什么是真协同？什么是假协同？什么一些东西看着一模一样？原来不是OA叫协同吗？都说协同是新技术，怎么感觉不到，好像现在谁都能做协同软件。 提及OA，人们往往会很自然的把它与“档案管理”、“公文流转”等联系在一起，这也是脱胎于政府收发文的OA给人们留下的根深蒂固的印象。而今天，随着协同软件理论和技术的日趋成熟，协同OA应运产生。它源自传统OA，但又完全摆脱了原有的局限，并凸现出其不同与传统OA的应用和更高层面的价值。 第一代OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下，无法很好的支持远程办公和移动办公。 第二代OA是从90年代中期开始，随着互联网(Internet)的兴起与发展而产生的。以Internet为基础，第二代OA实现了B/S架构，并很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。 90年代末期开始，随着市场环境的变化和协同管理(Collaboration)的兴起，OA的指导思想开始发生转变，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同，OA中也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等，第三代OA出现了。但此时的OA还是没有完全突破传统OA的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的；更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。 尽管第三代OA开始加入新的理念如"协同"，但从根本上来说，它只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的“协同”还有相当的距离。 而协同OA基于全新的管理理念和功能体系而设计，因而它呈现出完全不同于传统OA的特性。协同OA基于三大基本思想体系，在“关联”、“深化”和“协作”方面体现了其完全不同于传统OA的应用，把OA与企业管理的需求真正的相结合，从而给"办公自动化"带来了更高层面的价值。 在OA与协同关系问题上，点击科技总裁王志东认为，OA基本上是基于工作流，OA并不是协同。跟美国公司一谈OA，考虑的就是打字机、复印机。国内一开始是中文打字机，后来有WPS，国内习惯叫OA。如果非要把OA叫协同，刚才三个词可以测一测，他们至少是不完整的。 “快鱼吃慢鱼”的时代 协同软件跟以前的管理软件到底有什么样的区别？到底有什么样的区别呢？ 协同软件兴起是跟整个企业的管理模式、管理的重点，包括市场信息的状况密切相关的，早期的时候，一个企业可能对管理、各方面并不过多的重视，因为企业往往觉得，企业文化要做好，产品做好，产品为王，或者产品发出效益，能够做出来就可以了。但是随着产品同质化越来越高，就是酒差不多香，这时候大家就发现需要从管理上得到效率，管理上如何得到效率呢？ 过去一直兴起的ERP热，ERP是资源创造效益，我们用资源管理能力如果比我们强，我就能取胜。资源包括对帐目的了解，对物流的调配，对库存的控制等等，这些指标和帐目只要清楚，这个企业管理就能发挥比较高的水平。这也是现在像ERP、CRM等等，都比较强调的，这也是现在国内业务信息化的主流。 但是在一个企业里面，物流现金的管理自然重要，对所有的管理流程化也是非常重要的，这一点大家都是承认的。但关键有一点，管钱、管帐总的来说还是比较容易的，因为大家都上了ERP，或者上了财务软件以后，其实这些问题都应解决。如果大家的帐都上资源管理的能力，都差不多的时候，那我们竞争靠什么？ 最近网络时代出现之后，现在时代是“快鱼吃慢鱼”的时代，“快鱼吃慢鱼”核心是什么？它的核心以快制动，就是说以快吃慢，这个企业其实要由资源为核心的管理转向以人为中心的管理，原来认为资源创新，现在则更加重视行动创新，你的行动比别人快，你就能取胜。帐目你清楚，我清楚，都差不多，关键是执行能力比较强，这些在很多管理的时候比较重视，其实是“以人为本”，就是说人为帐本，现在是人本，“以人为本”的管理。这是协同软件出现最大的一个背景。它区别于ERP以外很重要的标准，过去企业管理软件是比较侧重于物流资金的管理，现在更多是人的管理。 以前企业更重视是物流资金流，现在是人流，而协同软件做的是人流软件。这说明一点，协同软件管理的核心跟过去企业管理的核心是有区别的，更重要是如何提高企业的执行能力，如何提高管理？做管理的人都清楚，物流和资金流毕竟是死的，所以搞管理的人都知道最难管的是人，企业最怕的就是变化最怕的就是人的管理，所以协同软件核心是人的管理，这是协同软件最基本的。 实战应用 大连某公司的业务经理小陈到昆明出差，得知当地老同学小刘他们公司正要上一个重大项目，而这一项目正是小陈公司的业务强项。 机不可失，十万火急！对方的项目第二天就要开标了，小陈觉得还是值得争取一下的，于是好说歹说，让小刘在当天下午帮忙安排一个与这个项目相关人员的会议。 眼看离下午的会就几个小时了，小陈赶紧忙了起来。先打电话向在海南度假的公司王总作了个简单的汇报。按照王总的指示，小陈打开了随身的笔记本电脑，启动竞开协同之星(GK-Star)软件，并接上了互联网，使用GK-Star的网络会议功能立即安排了一个网络会议，把远在大连的几位同事邀请了进来，简单介绍了项目情况，王总明确要立项，并指定了由技术、市场、商务等几个部门的员工组成了项目小组，立即投入工作。 会后，小陈立即利用GK-Star建立了一个“协作区”，并向这个项目小组的所有成员，连同王总等领导都发出了协作区邀请。项目成员通过GK-Star收到并接受邀请后，便可以自由进出协作区，阅读、更新相关的文档、日程、联系人名片等信息，还可以随时留言，使用BBS、白板等工具进行讨论，如果大家都在的话，也可以就地举行网络会议。这相当于为这个项目建立了一个专用的虚拟办公室，可以随时随地按需建立，随时进行配置，并且，所有成员无论是从属于哪一个部门、哪一家企业、在哪一个地方、使用什么样的网络，都可以随时进入，而不必担心信息安全的问题，真正做到“天涯若比邻”。 协作区建完，小陈通过GK-Star里面的电子邮件系统，把小刘传来的有关项目资料放到了协作区的相应的共享文档目录里。随后，在BBS里讲述了自己对该项目的分析。差不多同时，远在大连的同事也开始了工作，在协作区里，小陈很快看到了相应参考资料、应用方案模板、竞争对手资料等，也看到了王总新的指示，小陈利用GK-Star的即时通讯功能与相关的同事进行了交流。 午时分，项目方案的第一稿在协作区里出现，看来大连同事们的工作效率是很高的。小陈用GK-Star的短信功能通知了王总后，王总也连上线了，王总大概是在沙滩上开的机呢，因为他说现在使用的是GPRS无线网，网速比较慢，不能直接使用GK-Star的网络电话功能了，需要的话，让小陈用GK-Star的PC-Phone给他的手机打电话。王总看完了方案初稿后，提出了了修改意见，讨论之后，大连同事立即进入第二稿的修改工作。 下午，小陈单枪匹马会见小刘的公司一干人等。小陈打开电脑并连网，通过GK-Star软件查看协作区里新版本方案。 会议洽谈涉及技术、产品、市场、实施、竞争对手、商务等多个方面，大连成了小陈这边的大后方，负责随时收集相关的资料，并通过协作区及时传给了小陈，有些问题，小陈也通过即时通讯功能与王总进行了的沟通，而王总则通过VoIP功能完全参与了整个会议。对方的表情从开始的好奇、惊讶、满意到兴奋，一个小时后会议在愉快的氛围中结束了。 小陈回到旅馆后，王总决定由大家作一个会议总结，并对项目方案进行第三稿的修改。这时，小刘给小陈来了电话。小刘说今天神了，我们领导万万没有想到你们的工作效率这么高，原来以为不可能的事情，你们做到了。领导说，就凭这个效率，对和你们合作就有信心。 王总得知消息非常高兴，表扬了小陈的敬业精神，“协同办公带来了千万大单的入门证。” 平台的力量 在当前形势下，让沟通的管理目标，让沟通有更强的可管理性，让沟通变成更好的一种组织，其实沟通已经往深度上发展了，这个发展就是由基础的沟通可能最后转化为一个团队的协作，一个团队协作的过程，从技术手段上说是个沟通的模式，但是这个沟通是有目标的、有组织的和面向管理的。但更高级一点的沟通就是流程的管理。 现在国内厂商都说自己产品是协同软件，要想做好协同，沟通是起步、沟通是基础，但是由沟通出发，延伸到这次团队的协作，延伸到这次流程的管理，但是沟通其实是构架了怎么协同的一个基础的部分，这是协同的基础。要想实现人和人的管理，要想实现一种实时管理，要想实现“快鱼”吃“慢鱼”，这种有效的可管理的沟通，这也是混合了一种精华的沟通，其实这是非常重要的手段或者基础。 如果想变成一个“快鱼”吃“慢鱼”，不仅仅信息传达要快，更重要的一点就是要随时反应，用户、市场、产品、技术等等，有任何变化的时候，都能够随时进行变化，就是以不变应万变。要实现一种通用的管理平台，有一种通用的管理方法能够解决至少部分的问题。这就是在协同软件里面我们要解决的第一个大问题，就是如何去实现一种通用的管理平台。在实现通用管理平台，只有通用管理平台才能做到那种随机应变，或者说一种动态适应，或者柔性管理等等，这都是要求实现的通用性，通用管理。 每个企业管理的风格、管理的要求都不一样，管理软件很难通用，不管是SAP还是微软，他们都很深刻的理解。包括国内所有的做这个的人都知道，管理是很难走向通用的，但是很难不等于不行。最重要的一点就是要实现这个随机应变，不仅仅是要在技术上进行创新，还需要进行管理上的创新。 管理创新研究的结果发现了一个很重要的管理模型，这个管理模型就是团队管理。一个小企业内可能十几个人、二十个人，大企业几百人、上千人还有几万人，一个人管一万个人怎么管，这没法管。但是如果把一万个人分解成一千个团队，每一个团队平均十个人，能不能管呢？一千个团队怎么管呢？再分几个组，其实很基本的道理，在一个企业的管理里面最基本的一个概念就是分组，一层层往下分，所以就出现了所谓的组织机构，组织结构就是企业里面最最基本的自然的团队。 协作平台要构造一个知识平台，是基于以人为本的管理，就是说一定要以人为中心去重新组织各种应用，组织各种数据。如果利用门户的概念来理解的话，协同软件必须起到一个作用，起到一个以人为中心的桌面应用门户，这个协同软件装到机器里面，就如随身的小秘书。 那么怎么能够做这样一个桌面的门户呢？第一个手段就是建立一个沟通的平台，以团队的协作为核心的一些通用管理平台。第二要实现一种因果，就是如何把一些已经在用的，比如说人事管理系统、ERP系统等等，都能够结合进来，就是说应用网关的整合。第三要在自己建立的桌面门户之上，要是要有能力开发各种应用，在这上面就可以不断去追加和完善我的ERP系统，这个时候协同就会真正体现，否则的话，假如离开了办公室，我的工作模式、工作方法、工作的体验跟在办公室里不一样的话，那我的协同就不能够真正做到位的。 协同软件的构成，它的关键或者它的招数，其实基本是由三个方面组成。第一个方面是要以沟通为主，要有足够的沟通平台，第二需要构造一个团队协作的平台，第三个要一种应用知识的平台，这三大平台就是协同软件的三个最主要的部分，这是它的招数。但是怎么样才能保证这三招招招到位，这三点真正能够成为由慢鱼变成快鱼呢？这个要诀其实就是说保证协同真正有效的协作，其实这个要诀也就是成为鉴别真协同和假协同的标志，根据这几点来分析，这个协同是不是真正的有效率。 如果解决不了，这几个方法在这种情况下解决不了它的问题，那这个协同软件不能说是假的，至少要打个折扣，打个问号。 客观的说，大量的厂商涌入协同软件市场，将促使协同软件市场的重新定位。一些产品研发和市场覆盖能力强的厂商，将处于产业链中的上游，成为领导型的应用软件供应商，而研发能力相对较弱的厂商将会演变为咨询服务商，成为协同软件产业链的下游厂商，甚至被市场淘汰。 据Gartner的统计分析，全球范围协同软件已成为用户应用软件采购最大热点，位居信息化应用软件首选。无论是权威机构的统计数据、或是目前市场的发展、还是用户的反应，都说明了协同软件是一个潜力巨大的市场。事实上，协同理念的产生是在现代企业内部发展及外部互联网的飞速发展这两大因素的催生下产生的，其本质是信息网状、业务关联和随需而应，而协同软件的价值恰恰体现在这几个方面。 从大的层面来讲，协同软件倡导的“协同”思想是一种超越产业、甚至文化的精神，“未来，协同将无处不在”；而现在，用户也十分认可这样的理念，各种协同应用都取得了较好的成果。从小的层面来讲，协同软件应用层面丰富，行业适应度高，且实施难度相比ERP来说较低，因而产品有广泛的用户基础。我们应当对协同软件市场有足够的信心！当然，协同软件市场的发展还是要受到各方因素的影响，关键是我们如何去对待和解决。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (10/13/2005)