企业流程与办公自动化

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 当52岁的万科掌门王石在珠穆朗玛峰考虑下一步应该怎么迈出的时候，成千上万的中国经理人正坐在办公室里为企业的各种管理问题绞尽脑汁。 后来有人指责王石的做法是对股东的不负责任，说万科比登山队更需要他，可是老王不改初衷，反驳道：“如果一旦王石离开万科，万科就稀里哗啦，那这就是一个病态的企业”。 事实上，万科缺少了王石两个月不但没有生病，甚至用老王的话说“业绩还是比较可喜的”。看来老王的确有休闲的资本，而其他的经理人恐怕就难有这么洒脱了，上班有人骚扰，下班电话骚扰，别说登山，连散步都得找人代劳了。 其实经理人大可不必这么忙碌，因为这并是一个值得夸耀的好现象。企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素，其中流程整合了另外三项，内容最多，变化最快，工作量最大，可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，所以只要经理人能塑造一个好的流程，就可以将自己和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放出来，释放出时间和精力。 什么是好的流程？如何塑造一个好的流程呢？好流程有三个特点：快捷、规范、低成本，它实现了企业各管理要素的有效整合，形成强有力的工作流，具有自动调节和约束作用，大大提高了整体企业工作的效率和质量，从而迅速提高执行力。它是一个高速运转的管理机器，维护着企业健康、有序的运转。 塑造一个好的流程有两种手段：一是管理手段，包括企业组织结构、管理机制、文化理念等方面的创新，这是一个日积月累的过程，是在管理层面上对企业实行的根本性改造；另一个是技术手段，即通过信息化技术改变传统的办公模式，这是一个立竿见影的过程，让管理创新得到更好的贯彻和效果。比如最典型的办公自动化系统，即OA。 OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程，以前是这样，将来也是这样。现在OA产品有两个热点，一是协同办公，一是知识管理，其实它们都是制造了一个流程。前者是企业将所有相关的人、财、物等内部和外部资源通过一个办公平台实现协同互动，这是一个整合工作流的流程；后者是对企业积累的各种知识进行主动的收集、整理、分析、存储和增值应用，这是一个整合知识流的流程。 在更多的时间里，企业的竞争力并不在战略，而在战术，也就是内部管理。这是很明显的道理，比如两个企业都将自己的战略目标定位于行业老大，那么接下来做什么呢？就是管理的比拼！在办公自动化时代已全面到来的今天，应用OA系统对企业，特别是中小企业来说，是一个快速整理办公流程，加强内部管理的有效手段。 那么OA系统到底如何让流程变得快捷、规范、低成本而富有竞争力呢？以新思创OA为例，首先，信息在网上通过新闻、通知、文件、邮件、短信、论坛、投票等各种形式实现了即时、并行传输；轻松的在线审批报告、计划工作、写作日记、登记考勤、查阅资料、管理资源、交流沟通而不需要到处奔走，打破了部门、职位壁垒，使企业形成一支快速反应部队，所以大大提高了工作的便捷性。 其次，在系统里面，各种信息的传输是无障碍、无失真、无延迟的，领导人和员工能及时、直接得到对方思想，不再依赖个人沟通能力；各种资源、知识、文件、制度统一存档管理，杜绝丢失、泄密和混乱；员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮；开放、科学、高效的信息化平台降低工作内耗，避免世故人情，消除暗箱操作；摆脱低级、繁琐、落后的工作内容，致力于核心事务的处理，让整个工作流程变得规范高效。 最后，系统实现了无纸化办公，节约纸张等大量办公用品的消耗，节省电话费，更节省人力、时间、精力、管理等各种无形的成本，将宝贵的资源用于促进企业发展上。 由此看出，好的OA塑造好的流程，好的流程能够让企业管理趋向一种理想的境界，只要有效应用，会对管理起到很好的辅助作用。如果充分挖掘，还可以得到更多的功效，比如帮助企业发现人才。某些人由于职位或性格所限，有好的思想不能直接反应给上层，却可能写在OA系统的论坛、工作日记里面，这时候上层在浏览信息的时候就会很容易注意到他，给他更多的机会、更大的空间去施展自己的才能。 管理就是管制和理顺，它是通过流程来实现的，流程所起的角色就是将最简单的事情做到最好，流程需要不断的完善，因为企业需要不断的发展。中国人向来提倡埋头苦干，但是现在更需要经理人边干边看，边看边干，因为只有这样才能看清前面的方向和周围的形势，不至于迷失在盲目的工作中。打造一个强有力的工作流程，无疑会让经理人从容有度，事半功倍，也让企业实现持续、健康、高效发展。 其实还有比王石更不安分的人，据说甲骨文公司的董事长曾率领他的团队夺取过9次美洲杯帆船赛的冠军，我们不是鼓动经理人都跑到外面去玩，而是提出一个问题，那就是真正有效的管理并不一定要忙得一塌糊涂为代价。如果你在打高尔夫的时候接到一个电话：“老板，我们的打印机坏了，怎么办？”记住，这不是员工的问题，而是你的问题。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (10/10/2005)