警惕OA走入假协同误区！

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 协同软件在我国已经发展了5个年头，只到近两年才热度升温。在点击、协达等领导厂商的推动下，我国协同平台取得了长足发展。然而，协同的概念也有被“滥用”的趋势。 某些协同OA软件，以为协同就是功能越多越好，组装了各种功能模块，但却忽视了易用性的问题，这将导致OA走入假协同的误区。 一位业内人士曾经说过：协同软件与OA有着千丝万缕的联系，但协同软件与OA又有着本质的不同。正确理解协同软件与OA的关系，释清对协同软件疑虑，防止肆意张贴“协同”的标签，有利于协同软件全行业的健康发展。 OA和协同：追根溯源 OA也称为办公自动化（Office Automation），是一门综合性的科学技术，兴于70年代后的美国和日本。按照美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授的定义：OA就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。 在我国，OA的快速发展始于80年代中期。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。会议对OA进行了最早定义：利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。 协同的英文为collaboration，也被翻译为协作、合作。1984年，在美国麻省理工大学的依恩·格里夫（Iren Grief）和DEC公司的波尔·加士曼（Paul Cashman）的协调下，成立了一个由来自不同领域的20位专家学者组成的工作组，共同讨论和探索信息技术在协同工作中的作用，正式提出了计算机支持的协同工作（CSCW，即Computer Supported Collaborative Work）的概念，这实际上就是利用多媒体计算机技术和通信技术建立起来的一个协同工作的环境，在此环境下，群体中的人们可以相互合作，共同工作于一个产品、一个研究领域或求解一个学术难题。 另一支提倡协同理念的力量来自于产品设计、制造领域，这方面的代表厂商是美国PTC（参数技术公司），,其在1999年推出了WINCHILL解决方案，并从产品的角度开创了产品协同商务（CPC，Collaborative Product Commerce ）的概念，其最初始的目的原本是为了在产品生命周期内，能够实现产品设计数据的有序、设计过程的优化和资源共享。 由此可见，OA强调效率提升，而协同强调共享、合作，两者在理念、功能、适用对象上存在着诸多差别，不能简单等同。 警惕！OA走入伪协同误区 实际上，如果我们把握住协同的英文Collaboration的词根含义，就会知道协同这个概念并不复杂。col.-有在一起的意思，群体的意思，laboration有工作的意思，合在一起其实就是一起工作，也就是协作、合作。我们人类从茹毛饮血的蛮荒时代，早已经开始collaboration了，这是因为环境所迫――一个人的工作效率低下，群体工作才具有规模效应。 基于互联网的办公系统，的确是OA的一大革命，它正是由于简化了操作界面，才使得办公人员能够在一个普遍熟悉的平台上共同工作。而目前，某些产品走入了“简单问题复杂化的”误区，实际上又再重演着“一个大箩筐，什么都往里装”的旧戏，阻碍了OA向效率提高、界面优化的进一步发展。错误的定位，导致OA走入“伪协同”，看上去很美，但是用起来却不够方便，导致协同变成空中阁楼。 OA的“伪协同”实际上包含着一些并非完全正确的假设： * OA只面向行政人员 * 各种人员的办公流程都会很大程度上需要一个软件“办公平台” * 企业协作就必须通过一个“平台”才能进行 实际上，我们不难看出，这些假设都存在着诸多缺陷，首先，OA并不只面向行政人员，销售人员、技术人员本来就是OA的积极参与者；各种人员的办公流程其实并非想当然的必然通过某个所谓的软件“办公平台”，我们能够要求公司的司机使用一个CRM系统吗？；企业协作有很多更加有效的方式，比如会议、电话沟通、午餐等等。 这样的引发的后果是，用户被概念上的“协同办公”所混淆，流程也变得日益复杂，而效率和共享，这两项核心指标却未必提高。 作为易用OA的创导者，新思创OA一直在试图向人们传达这样的观念：真正的协同OA=简化使用，提高沟通，这种观念正在被越来越多的人所认同。 实际上，真正的协同OA，首先应该是易用性非常好的办公自动化系统。不论是软件还是硬件，都要容易使用，才能被最广大的普通员工接受，这样才有可能营造一个高效办公的氛围；其次，公司需要建立一个有效沟通的机制，这可以基于网络办公系统，也可以基于电话、传真、会议等等，不同的情景，采用不同的沟通策略，保证效率最高，效果最好。 大道至简至易，至精至徽。《老子》曰：“少则得，多则感。”《黄庭经》云：“至道不繁”。繁杂无绪，皆为道末，愈趋简单，愈近大道。OA提高办公效率，协同提高沟通效率，本来就是这么简单，何必“世上本无事，庸人自扰之”呢？ (end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (8/4/2005)