浅论企业信息化分析及应用对策思考

作者：云南大学

欢迎访问e展厅 展厅 3 CIO信息化管理展厅 电子商务/企业门户, IT运维管理, 制造执行系统MES, 流程管理BPR/BPM, SOA/SaaS/云计算, ... 一、概述 80年代末，随着个人计算机的普及，计算机逐步进入我国企业，从基本的文字处理到简单的工资管理软件的应用，逐渐到日常管理工作，企业在自觉与不自觉中踏上了信息化建设的征途，如今信息化早已不是什么新鲜的概念，“电子商务”又成了众多企业竟相追逐的目标，但纵观我国企业信息化的进程，信息化程度都不高，大部分企业根本没有建立起企业内部的局域网，信息化程度仅停留在部门级的单项应用上如：财务管理软件的应用或库存管理软件的应用，对电子商务的理解也就是建个网站，发布一下商品信息，由于缺乏规划，网站内容长时间无人更新，这样的网站很难为企业带来效益，时间一长，基本处于废弃状态。随着全球经济的一体化，中国企业面临激烈的竞争，如何在激烈的竞争中生存与发展是每一家企业所面临的问题，作为世界最大软件企业领头人的比尔·盖茨曾说过：“我有一个简单而又强烈的信念。将您的公司和您的竞争对手区别开来的最有意义的方法，使您的公司领先于众多公司的最好方法，就是利用信息来干出色的工作。您怎样搜集、管理和使用信息将决定您的输赢。”在一个“快鱼吃慢鱼”的商业时代，如何应用信息技术帮助企业提升竞争力？ 二、企业信息化的应用层次 根据企业信息化的应用水平，企业信息化的发展大致划分为三个层次： 第一层 企业数据的电子化，通过库存管理、财务管理软件的应用，将采购单、入出库单等数据录入到计算机，并保存在数据库中，供统计汇总与查询使用，在此层次上的计算机应用主体是企业的基层员工，计算机的使用将大大提高基层工作人员的工作效率，减轻工作量，但信息系统的使用也会引发裁员。 第二层 业务流程的计算机化，根据信息的传输特点，数据一旦录入，通过网络可及时传输到任何需要它的地方，数据的使用无需手工处理方式下的逐层传递，通过数据库的管理，数据的共享非常方便，在此层次上的信息系统是根据规范的企业业务流程设计的，它的使用使企业业务流程更加通畅，打破了业务部门间的分割，企业各部门数据较好地实现了共享，使业务流程所涉及岗位员工的工作规范化，减少人为控制因素，并提升客户满意度。 第三层 企业信息管理延伸到企业外，如：企业与供应链上合作伙伴之间的数据往来，企业与顾客之间的业务往来等信息的管理，通过信息管理的延伸，增强企业的竞争力。这一层次信息系统的应用即为电子商务，电子商务实际是企业信息化发展到一定时期的产物。 而信息系统最后所要达到的目标即是为管理层提供决策支持，通过对存储在计算机中的企业数据的加工整理，为管理和决策提供有效支持。 可见企业的信息化是从简单的应用，到部门级管理工作的信息化，到整个企业的信息化，再从企业内部延伸到企业外，信息也由单机使用，到通过企业内局域网共享传递，再到通过Internet 在企业间传递数据。实际上，众所周知，电子商务的雏形为企业间的电子数据交换EDI，70年代初在企业之间的数据的传递都是通过EDI，但由于它高昂的费用，即使在美国也只有大企业才用得起，随着互联网的快速发展和其费用的低廉，很多个人和小公司都可以上网，企业间的信息交换都可以通过Internet进行， “电子商务”也就逐渐开始热起来，以至有人把电子商务也称之为“互联网商务”，但我国有的企业领导仍认为“电子商务”是一个泡沫，对电子商务的如此错误理解，是由于对企业信息化的认识不足，也根本未意识到互联网将对企业，甚至个人的社会生活所带来的巨大影响。 互联网的无边际性，使贸易跨越了时空的限制，可以在任何时间、地点向任何人开展商务活动，也使商业竞争加剧，随着我国加入 WTO，我国企业如何抓住机遇，充分利用电子商务，提高企业的信息化水平已是迫在眉睫的严重问题。企业信息化已不是企业领导想不想上的问题，而是关系到了企业的生存，我国有些企业已切实感受到竞争的紧迫性，希望通过信息技术建设来缓解压力，增强竞争力，但很多企业对自身所处竞争环境了解的还不是很充分。企业信息化的真正动力是来自于企业之外，一个不考虑实施信息化的企业，即使现在效益很好也可能在不久的将来走向灭亡，企业领导现在所要考虑是如何有效实施企业信息化的问题。 三、制约企业信息化的瓶颈及突破 制约企业信息化与电子商务发展的因素到底有哪些？根据我国学者问卷抽样调查与重点访谈的结果，企业发展电子商务的制约因素主要体现在以下几方面[1]： 缺乏相关的专业技术人才：60% 领导的重视程度不够 ：30% 企业管理水平低 ：40% 缺乏资金 ：47% 员工缺乏必要的培训 ：33% 员工的文化素质 ：27% 其它 ：3% 寻找突破口 从调查结果中，可以看到“缺乏专业技术人才”占到了制约电子商务发展的首位，很多中小企业因为企业规模不大，要招聘到技术不错的IT人员所需费用较高，而且还不一定能留住，同时“资金的缺乏”也占到第二位，企业应如何解决这两个瓶颈？在资金有限，专业技术人才缺乏的情况下，企业信息化与电子商务应如何开展？企业领导可采用关键成功因素法对企业进行分析，找出企业实施信息化的突破口。James Martin是美国的著名学者，他认为在大多数企业中，都存在着对该组织成功起关键性的因素，一般称为企业经营关键成功因素，每个企业通常有3—6个关键成功因素，为使企业获得成功，这些关键性的任务必须特别认真地完成，关键成功因素与企业的业务处理以及所需要的高性能的关键领域有关，如James Martin给出了汽车工业的关键因素示例：燃料的节约，汽车的样式，高效供货组织，生产成本的严格控制。企业领导可将企业的关键成功因素列出，然后考虑是否可在这些地方应用信息技术，提高企业的竞争力，在统一企业信息规划的前提下，将资金集中投入，分步实施。信息化项目的建设一定要衡量效益，有的效益可以使用经济指标进行衡量，如降低了成本，提高了工作效率，而有的效益可能是不可见的，如客户满意度的增加，品牌知名度的提升，因此，信息化项目不一定使用投资回报率进行评价，但只有一个带来效率的项目才是一个有生命力的项目，它会使企业员工尝到信息化的甜头，使企业领导增强信息化的信心，为后继信息化工作打下较好的基础。企业信息系统的建设是在总体规划的基础下，抓住重点，分布实施。 信息系统的总体规划是将整个企业的信息化建设视为一个整体，按企业数据而非业务职能对整个系统进行规划，以保证在分步实施的情况下，不会形成企业内部的信息孤岛，保证各部门的业务数据能在整个企业内所共享。 如何做好企业的信息系统总体规划，企业领导一定要参与到此项工作中，而非只是技术人员的事，企业领导要树立正确的信息建设理念即信息系统的建设不仅是一个技术项目，信息系统的使用改变了信息在组织中的传递方式，同时也将改变组织的结构，改变员工的工作方式与业务流程，业务流程的规范与信息的共享必将损害部分部门及个人利益，在信息系统实施的过程中不可避免地涉及企业的政治斗争，信息化规模越大，引发的矛盾越激烈，企业领导对此一定要有充分的思想准备。在信息系统的总体规划中，还需确立信息系统的目标，即信息系统应在哪些方面发挥作用以及如何发挥作用，信息系统目标的确立也是今后衡量系统成败的标准，并确立信息系统的实施步骤。当已实施的信息系统不断增强企业的竞争力后，企业也才会有资金逐步开展后继的信息项目建设。 总之，信息系统的建设是个分布实施的过程，建设过程中不能贪大求全，以避免资金人力的不足，导致失去控制，而引发项目失败。任何信息系统都有一个生命期，在上信息项目时，都不能超越现有的条件和技术，要求它完成企业领导所想有的所有功能。信息系统应是在现有条件下，较好完成了信息目标的项目。 信息系统实施负责人的选择 当企业领导决定上一个信息化项目时，如何解决专业人才匮乏的问题？企业可在信息化的过程中，逐步培养起自己的信息技术人员，对企业来说专业技术人员不是只懂技术的专业人员，他应该熟悉企业的业务流程，在企业信息化的过程中，IT项目可外包给有实力的公司，只是在外包的过程中，企业管理人员一定要了解清楚该公司已完成的项目和所具有的技术实力，同时在企业内成立实施IT项目的领导小组，小组负责人一定是对企业非常熟悉，此人在企业中具有一定威信，善于接受新事物，这样即使他不懂技术，也可通过与IT公司技术人员的交往而逐步了解IT技术。有的企业在开始信息化建设时，在缺乏专业技术人员的情况下，也未采用外包方式，而是采用内部员工边学边干。同时企业电子商务的开展也不一定非要等企业内部信息化全部完成以后才能开展，进行成功因素分析后，企业从自身成功因素出发，电子商务也可先于企业内部信息化建设前开展，本质上电子商务是企业信息化的一个组成部分。如：有的企业电子商务的开展是内部员工先从收发电子邮件开始，再到学会上网寻找买主，一点点开始，逐步尝到互联网带来的好处，边学边干，到最后规划出整个企业的信息化建设要求，然后再将项目外包出去并根据项目建立后的维护工作量招聘相应的专业人员或甚至将维护工作也外包出起，企业要具有花钱买服务的思想，当然所有的这一切都要在成本—效益分析的基础上完成。总之在企业信息化的过程，企业可逐步培养出自己专业维护人员，而不能以无专业人员就不干，或指望招聘一个计算机奇才后，一切信息化的实施就靠此人。 另外，当一个企业信息化程度较低时如何开展电子商务的应用，企业领导可将企业中各中层领导集中起来一到两天，进行电子商务知识的基础培训，让中层领导了解电子商务可以做什么，在此基础上，让各部门提出电子商务可以帮助他们完成哪些任务的意见书，公司再从这些意见书中选择出较好的进行实施，成功率会较高，并能带动其它部门的实施。 用信息系统提高管理水平 “企业管理水平低”是制约企业信息化与电子商务应用的第三个要素：我国很多中小企业都是采用粗放式的管理，凭领导者的经验进行管理，很多企业都想提高管理水平，但也意味着企业要化较多的钱引进管理人员，信息系统的使用恰好可以帮助企业提高管理水平，信息在企业中的通畅流动可减少企业的管理人员，并且在信息系统的建立之初，企业领导应树立正确的信息系统建设观念，信息系统可以提高工作效率，但决不是手工工作的计算机化，而是要在了解整个企业业务流程的情况下，根据企业信息的产生与使用情况，规范各业务流程，在前瞻的基础上引入进步而又务实的理念，并且每家企业都有自己的管理特点，在信息化的建设过程中要将企业特有的管理理念体现到管理信息系统中，也就决定了每一个信息系统都需要量身订制，而不是买一套现成的软件，让企业的管理去适应软件，这样的做法，将会降低企业的竞争力。 做好基础工作 调查中“员工缺乏必要的培训”与“员工素质低”分别占到了33%和27%，企业信息化要走群众路线，而非只是企业领导、相关职能部门与技术人员的事，企业广大的基层员工是信息系统的直接使用者，企业领导者应充分认识到在信息化建设过程中，员工的计算机技能培训是一个重要工作，必须留出一定的资金，时间，较好地在企业内开展计算机的基本应用培训。针对部分员工对学习新知识、技能的畏难心理，可采取强制加激励的政策，同时注意培训的实用性，不需要讲解高深的理论，只需要会操作和具备计算机的简单知识。根据我们的培训经验，为不影响企业的正常运转，培训最好安排在在企业内，先进行计算机基本知识与操作的培训，再进行企业应用软件的培训，各部门轮流抽出人进行集中的全日制或半天的培训。一般为期一个礼拜，边听课边上机操作，效果较好。在企业信息化的过程中，员工的计算机应用水平也会得到不断提高。在信息化的建设工作中，企业员工是信息化的工作主体，在信息系统中的基本数据都是直接来源于基层员工对信息系统的使用所录入的各种数据，如果忽略了员工的计算机使用培训，使系统中存放大量错误数据，谁又敢用这样的系统做出决策，同时在信息系统设计过程中，一定要注意数据录入的简便易用，并考虑新的录入技术，如条形码就是使用广泛的数据采集技术，在数据录入方式的设计过程中，还应充分注意工作人员的工作使用方式，如：对于靠订单生成时效性较强的商品，而订单的获得又靠业务员在顾客处的信息获得，就要考虑是否采用移动商务技术和浏览器/服务器模式。 结束语 随着中国加入WTO，中国企业顺应国际商务需求与国际接轨已是必然趋势，激烈的市场竞争要求企业必须在最快的时间内根据尽可能充分的数据事实做出科学的经营决策，否则将被其它对手抛在后面，而电子商务正在逐步取代传统的商务活动，成为新的商贸活动手段，企业信息化的建设与电子商务的开展已是新经济时代企业生存的关键因素。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (7/11/2005)